项目可能面临的一些最大挑战包括成本超支、利益相关者冲突、需要纠正路线以及应对不可预见的事件和冲击。
了解项目的要求并绘制出详细的细节可以帮助预防和计划上述情况。执行此操作的技术被称为需求收集。
什么是项目管理中的需求收集？
也称为需求启发，需求收集需要从不同的利益相关者那里识别系统的需求。
该过程旨在发现和管理业务解决方案可能需要满足的需求。在项目管理中，需求收集被用作评估项目的业务和技术需求的一种技术。这可以包括利益相关者映射和参与、检查文档相关要求、提出假设和技术需求以及监控项目进度。
为什么需求收集很重要？
在我们继续讨论之前，让我们首先探讨一下为什么需求收集过程很重要。以下是需求收集对项目很重要的三个原因。
改善利益相关者管理
管理利益相关者对项目很重要。无论是客户期望还是其他可能在影响项目中发挥重要作用的利益相关者。绘制和参与利益相关者，包括压力团体和主管当局，可以帮助避免项目后期出现问题。
许多项目成本超支的发生是由于环境活动家或工会成员等压力团体因对项目或业务不满意而提起诉讼而引发的法律纠纷。需求分析可以通过在项目规划的初始阶段映射和参与利益相关者来帮助避免此类麻烦。同样，如果许多产品未能满足用户的期望或出现故障，它们可能在发布后不久就需要进行重大调整。
降低项目成本
当所有利益相关者都参与进来时，可以减少由于未管理的需求而导致范围蔓延或项目成本增加的可能性。需求收集可以通过识别不同的需求和避免项目早期的陷阱来帮助保持项目成本的可管理性。
确保项目成功
一个严酷的现实是每个项目经理的噩梦，那就是项目失败的可能性。为确保项目成功，收集和考虑项目需求并避免可能导致项目终止的陷阱至关重要。
您可以按照各种步骤进行需求分析。下面提到的列表是一个基本指南，可以帮助您简化需求收集过程。
利益相关者映射
在收集需求的各个步骤中，第一步是确定利益相关者并让他们参与进来。在此步骤中，必须确定项目的关键利益相关者，以确保收集和分析他们的意见以纳入项目。
利益相关者参与
一旦确定了利益相关者，他们就需要参与收集他们的意见。有不同的方式可以做到这一点，包括演示、调查、问卷、用户故事、头脑风暴会议，以及与可能代表利益相关者群体的个人会面。
记录要求
项目需求需要以一种有用的方式记录和组织。在编写需求时，一个好的做法是将所有必要的信息按顺序合并。这可以包括项目的标题、目标、定义项目范围的声明、利益相关者信息、时间表和里程碑、业务和技术要求。项目章程 PPT 模板可以为此提供帮助，以支持您的需求收集过程并将其传达给利益相关者的受众。
映射假设和要求
一旦记录在案，就需要将假设和要求落实到位，以便进行彻底和现实的分析。这应该包括理性地看待项目应该包含的内容、其局限性、需求、潜在风险和风险缓解方法。在此过程中，您还可以创建甘特图模板并将时间表、里程碑和分配的角色映射到个人，以确保您有执行项目的蓝图。
让其他人审查并提供有关记录的假设和要求的反馈也是很好的。这不仅可以包括项目团队，还可以包括其他关键利益相关者。
有时，向利益相关者保证他们的意见将得到尊重并以尽可能好的方式纳入，这有助于安抚他们并避免以后发生重大冲突。但是，您的项目很可能无法满足所有利益相关者，尤其是外部利益相关者的要求和建议。
确保更好地管理利益相关者的方法之一是确保他们审查文件（如果可能的话）。例如，除了机密的公司文件外，项目范围和执行情况还可以与环境团体或员工工会等压力团体共享，突出您将采取的步骤，以确保在项目期间满足他们的要求和建议。
获得所需的批准
项目需要各种正式和非正式的批准，有些是内部的，有些是外部的。一个项目可能需要高级管理层、政府部门的批准，甚至是压力团体的点头，以确保他们参与其中，并且一旦项目开始就不会成为障碍。
监控项目进度
监控和评估项目对于确保一切顺利进行是必要的。有不同的方法可以做到这一点，包括指导委员会和项目团队会议、基线和中线分析，项目结束线也可能在项目结束时遵循，以及通过专门的监控团队对项目进行监控和评估.
需求收集方法
可能没有明确的需求收集技术列表。但是，有一些方法可能会帮助您规划项目需求。您还可以使用不同的演示模板来简化您的任务。例如，您可能需要为利益相关者参与创建演示文稿、与项目工程师讨论、检查项目进度或评估预算。以下部分中提到的建议 PowerPoint 模板可以帮助您执行每种需求收集技术。
互动演示
在需求获取期间，您很可能会遇到利益相关者。在交互式会话期间将多个利益相关者聚集在一起可能是一个好主意。在这样的会议中，您可以展示您的想法并寻求利益相关者的参与，以收集他们的观点并组织他们，以创建一个包含需求、风险、想法和解决方案的连贯图。
思维导图
思维导图是一种方法，通过该方法，可以通过文本、形状、图像和其他相关内容围绕中心思想集思广益。您还可以使用思维导图模板以 PowerPoint 演示文稿的形式执行思维导图会话。
采访
一对一访谈是另一种收集需求的方法。在采访利益相关者时，您还可以使用清单并提出简短的问题。
问卷调查
问卷通常在需求收集过程中使用，尤其是从最终用户那里获得反馈。
最后的话
与其他项目管理技术一样，需求收集是一种需要在每个步骤中仔细考虑的方法。在利益相关者参与期间依赖过多的假设、不切实际的期望和冷落利益相关者的观点可能会导致项目出现问题，甚至可能危及项目的成功。即使似乎不可能安抚所有利益相关者，但达到利益相关者管理成为可能的程度也可能有助于避免重大冲突。同样，了解利益相关者（例如最终用户和项目团队）的观点和需求，可以帮助制定合理的目标，并符合客户的需求以及项目工程师在可用预算和可用资源下可以实际交付的目标。
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