项目成本管理主要是确保项目在批准的预算内保质按期完工,而对成本进行规划、估算、预算、融资、筹资、管理和控制的各个过程。
经过对成本的估算并制定预算,成本批准后形成成本基准,在项目实施过程中通过挣值管理与数据分析来维护成本基准。
成本及成本基准
项目的成本结构从小到大进行逐级汇总。
- 资源成本、活动成本、工作包成本、控制账户成本、项目成本、各自加上应急储备向上汇总,最后组成成本基准。
- 在成本基准上再加上管理储备是项目总预算,也就是项目资金需求。
- 在项目总预算上再加上利润是合同价格。
成本基准,是经过批准的、按时间段分配的项目预算,是不同进度活动经批准的预算的总和。可据以监督和控制项目绩效。
成本基准不包括任何管理储备,只有通过正式的变更控制程序才能变更,用作与实际结果进行比较的依据。
挣值管理
挣值管理(Earned Value Management, EVM),用来综合考察项目范围和进度绩效。比较计划工作量、WBS的实际完成量与实际成本花费,分析成本与进度是否符合原定计划。
挣值管理相关联的指标有:
- 挣值 (Earned Value,EV),已完成的实际工作价值,常用来计算项目完成百分比。
- 计划价值(Planned Value, PV),截止到某时间点计划要完成工作量的价值。
- 实际成本(Actual Cost, AC),截止到某时间点实际已经发生的成本。
- 完工预算(Budget At Completion, BAC),对完成该项目的计划预算。
基于挣值和挣值管理的扩展:
- 挣得进度 (Earned Schedule,ES),截止到某时间点实际已经完成工作量的时间价值。提供了预测项目完成日期的计算公式。
- 挣值分析 (EV Analysis,EVA),将实际进度和成本绩效与绩效测量基准进行比较,计算并监测计划价值、挣值、实际成本。
- 实际时间(Actual Time,AT),截止到某时间点实际已经发生的时间成本。
规划成本管理
规划成本管理过程是确定如何估算、预算、管理、监督和控制项目成本。在整个项目期间为如何管理项目成本提供指南和方向。
此过程输出成本管理计划,是项目管理计划的组成部分,描述将如何规划、安排和控制项目成本,如资源计量单位、精确度、准确度、控制临界值(偏差)、绩效测试规则(挣值管理规则)等等。
估算成本
估算成本过程是对完成项目工作所需资源成本进行近似估算。将在整个项目期间定期开展,在特定时间点,根据已知信息做成本预测,确定项目所需资金。项目估算的准确性亦将随着项目的进展而逐步提高。
估算成本根据范围基准(项目范围说明书、WBS及词典)进行,对工作包或活动的成本进行最具体、细致的估算。
成本估算可以以货币单位进行,也可以人时或人天等其他单位。应当考虑全部资源成本,如人工、材料、服务等,可以在活动层级呈现,也可以汇总形式呈现。
估计方法:
- 类比估算,类似项目的参数估算,参数包括范围、成本、预算、持续时间和规模指标等。特点是成本低,耗时小,准确性低。
- 参数估算,利用历史项目数据之间的统计关系和其他变量,建立参数模型,来估算项目成本。特点是可靠性高。
- 自下而上估算,滚动式规划,先估算单个工作包或活动,汇总到高级层次。
- 三点估算,将成本按最可能、最可悲、最乐观来估算。公式有:三角分布(最可能 最可悲 最乐观)/3;贝塔(最可能 最可悲 4最乐观)/6。
成本中还需要考虑到的有:
- 储备/应急费用,需要分析不确定性,加入定量的应对成本。
- 质量成本,是为达到特定质量要求而增加的投入。
成本估算需要清晰完整的支持信息:估算依据、假设条件、制约因素、考虑风险、估算区间说明、最终估算的置信水平。
制定预算
制定预算过程是汇总所有单个活动或工作包的估算成本,建立一个经批准的成本基准。
项目预算和成本基准是不同层面的汇总,由成本基准,确定了项目总资金需求和阶段性资金需求(如季度或年度)。
- 项目预算包括经批准用于执行项目的全部资金。
- 成本基准是经过批准且按时间段分配的项目预算,包括应急储备,但不包括管理储备。
成本与需求关系如图:
制定预算涉及到的工作有:
- 成本汇总,先把成本估算汇总到 WBS 中的工作包,再由工作包汇总至 WBS 的更高层次,最后得到总成本。
- 建立管理储备。
- 在建立成本预测模型时,对历史数据审核。
- 根据对项目资金限制因素,进行资金平衡。
- 融资,为项目获取资金。
控制成本
控制成本过程是监督项目状态,并更新项目成本和管理成本基准变更。应分析项目资金支出与相应完成的工作,来预测成本,比较之间的偏差,经过变更控制进行批准后,才能增加预算。
其实施的内容有:
- 监控成本执行情况以确定与计划的偏差。
- 确使所有发生的变化被准确记录在成本基准上。
- 避免不正确的、不合适的或者无效的变更反映在成本基准上。
- 相关方报告变更及相关成本。
- 对变更进行影响及处理,并保证成本支出及预算的成本支出都不超过目前的范围。
对项目成本的执行情况的分析手段主要是挣值管理,具体方法有:
- 挣值分析,分析实际进度和成本绩效与绩效测量基准,判断趋势。要计算出计划价值、挣值、实际成本。
- 偏差分析,分析成本与进度偏差,判断原因和程度,通过进度绩效指数与成本绩效指数的计算结果,来决定是否需要采取纠正或预防措施。
- 趋势分析,审查项目完成的工作的成本随时间的变化情况,判断趋势向好还是向坏。
- 储备分析,分析储备的使用情况。
预测完成剩余工作所需的成本与剩余预算之比,也就是完工尚需绩效指数(TCPI),可以指导成本的控制。
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