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让我们分析一下项目管理在沟通方面的挑战，并回顾一些改进流程的技巧。

在这篇项目管理系列的后续文章中，我们将分析沟通的挑战和一些改进流程的技巧。

有很多关于通信的定义，但我们可以为本文的上下文定义它的一种简单方法是在人员、组织和员工、工程经理和工程师、团队或部门 之间交换信息的过程。

人们通常将良好的沟通与其他概念联系起来，例如组织透明度、开放文化或横向组织。同事们给我举的一些例子是全体会议的频率，或者与公司重要利益相关者交谈的能力。现在，这是一个关于良好沟通意味着什么的谬误，因为所有这些都是公司文化的指标。这些实际上只是可用于交换信息的渠道或通信频率。

有效的沟通提供价值。这是我们作为项目经历或组织应该问自己的第一个问题——我们或组织的沟通是否有效？

什么是有效沟通？

在我看来，有效的沟通是一个信息交换的过程，信息被清晰和有目的地接收和理解。

现在记住你参加过的所有全体会议或全球会议并思考：

• 有多少人专注于会议
• 有多少人真正清楚而有目的地理解了信息
• 在全球会议期间，我们有多少次专注于另一项任务

作为管理者，如果我们无法回答前两个问题，那么这是我们需要改进的第一点。 因此，在进行任何沟通之前，我们需要分析三个重要问题：

• 信息的目的是什么，我们需要达到的目标是什么？
• 目标人群是谁？
• 每个人都清楚信息吗？
• 我们将如何检查信息是否已被人们接收和理解？

作为管理者，我们有责任确保我们在所有情况下都涵盖了所有这些问题。我们需要与团队一起分解信息，以确保没有误解。常见的场景有：

• 当我们在进行交流之前获得信息时，即使我们是或不是说话者
• 当我们没有通讯前的讯息时

我们总是需要了解消息和预期的收件人，因为很多时候某些消息的目标受众并不是会议中的所有人。

在其他情况下，目的可能只是为了提高透明度或增加动力，专注于了解所有细节并不重要，而是整体想法。

一个例子是财务报告，当然，信息的一部分必须简单易懂，但很多时候其余的信息需要财务知识，并非所有人都具备。

非n-E有效沟通的后果

影响取决于沟通的目的，但常见的有：

• 错位：人们没有为实现相同的目标而共同努力，也没有共同的目标，但他们认为他们是。这是最危险的情况之一，因为我们有两个后果，人们的积极性受到影响，公司的目标没有实现。
• 去动机：动机使人们能够并推动人们实现他们的目标。但感觉缺乏动力不仅会产生相反的影响，还会影响身体健康，因为它在团队和组织中传播得非常快。
• 不符合期望：期望是相信某事会发生或你会得到某事的信念——“某事”的含义很重要。

当沟通无效时，会对组织的一致性产生影响。无效沟通的第一个指标是对部门之间的优先事项和里程碑没有共同和清晰的愿景。

通常，最简单的信息会引发最严重的错位情况，因为它让位于解释。

四个公共场景

全球会议

当 C 级提供没有上下文的简单信息时，这可能会对团队的一致性和优先级产生影响。主要原因是这句话出自公司的一位重要决策者，所以很多人都明白，他们必须尽快改变优先事项才能实现新的目标。

诸如“我们必须增加销售额，你们都是卖家”之类的信息可能会因多种原因造成偏差或失去动力。一个非常常见的例子是“必须是卖家”的支持工程师或软件工程师。该信息应该意味着所有员工都应该识别追加销售机会并与销售团队分享，而不是工程师应该开始销售而不是专注于技术。

产品特点

通常情况下，围绕某些计划创建的期望在不同团队之间不一致。原因之一是每个团队都有不同的经验、知识，有时甚至是文化。一个常见的问题是在产品、营销和销售团队之间谈论产品开发时的误解。一个人可能会谈论有能力支持用例，而另一个人可能会理解将实施一些用例。

一对一

不符合期望的常见例子是职位或薪水方面的晋升，有时工程经理没有提供明确的信息或工程师不理解它。通常，工程经理不能保证晋升，因为有很多因素他们无法管理，例如财务状况或空缺职位。他们提供了有资格获得晋升的要求并跟进工程师。

文化

人们的文化在很大程度上取决于您来自或居住的国家/地区。当您向来自不同国家/地区的人传达信息时，人们不会以同样的方式理解，即使在某些情况下，对他们中的一些人来说可能是粗鲁的信息。例如，西班牙、日本和北美文化之间存在许多差异，想想一些基本的东西，比如小费：

• 在美国，小费几乎是强制性的，因为它们是工资的补充。
• 在日本，小费不被接受，甚至可能给员工带来麻烦。
• 在西班牙，小费是可选的，通常数量很少。

提高效率的技巧

一致的信息

核心信息在员工、组织和客户之间建立了更可靠和信任的关系。以下是一致消息的共同特征：

• 使用每个人都能理解的简单语言。
• 该消息与组织的所有部门或领域保持一致。
• 组织的所有重要利益相关者都提供相同的信息。
• 消息通过不同的渠道会议、新闻通讯、社交媒体或 Slack 传递。
• 目的、目标和期望必须明确并且大多数情况下是可衡量的。

提供一致的消息要求动作与消息相匹配，这是建立积极、高效和信任 关系的基础。

身体语言，暗示

交流由语言（通过不同渠道的文字）和非语言暗示或“肢体语言”组成。肢体语言是我们说话时不言而喻的交流部分，我们本能地使用身体行为、表情和不同的语调。在我们的日常生活中，通常情况下，我们不会专注于我们的肢体语言，这会无意识地表现出来，因此人们在我们悲伤、快乐或沮丧时会感觉到。

在专业场景中 ，当我们向团队、组织或客户传递信息时，肢体语言甚至比口头语言更重要。在这些情况下，我们的行为和表达无论何时都必须是有意识的并与目的一致。

最好的沟通者和领导者主要通过他们的肢体语言来传达他们的信息和愿景。想想历史上伟大的领导人，即使他们说的是你不懂的其他语言，你也能从中感受到他们信息的力量。

在本文中，我们没有提供改善肢体语言的具体技巧，但这里有一篇有趣的文章“成功领导者的强大肢体语言技巧”，作者 Galina Hitching。

提供和要求反馈

反馈对于确定信息是否被正确理解非常重要，有时反馈是自然发生的，但在其他情况下，当人们不提供反馈时，我们应该提出问题以澄清某些要点。请记住，一条消息是有目的的，因此我们的职责是验证人们是否理解该消息。

提出问题以澄清某些观点：“你理解什么……”，“你的看法是什么？” 或“你认为这是一种进步吗？”

始终是书面参考

说话的信息是及时扩散的 想想我们白天收到了多少信息，不仅在我们的工作时间，而且在外面。此外，人类的记忆 是复杂的，记忆会多次改变。

人们不记得某些细节或以错误的方式记住消息的情况很常见，因此始终提供消息的书面参考非常重要。人们使用此参考来查看消息、与其他人分享或讨论疑问。在我看来，书面参考是必须的，但还有其他附加选项，例如视频或音频录制。文档支持快速搜索和阅读。

在留言中重申

通常，信息的目的是提升文化价值或改进工作流程模型，因为这些都是长期挑战。这些类型的消息需要不断的沟通，因为：

• 信息的重复消除了交流的自然噪音。扭曲信息的外部因素，例如不正确的解释、不了解或忽视沟通渠道。
• 通过无意识的反射影响人们的决策。
• 强化信息的重要性。

以前与中层管理人员的沟通

中间管理层是提供有效沟通的基础，因此确保他们理解信息非常重要。以下是与管理层进行先前通信的原因：

• 他们是组织内工程师的第一联系人。
• 他们负责支持团队，解决非技术问题并实现目标。
• 他们是工程师信任圈的一部分。
• 他们可以提供有关消息的初步反馈和疑虑，并帮助优化沟通。
• 如果他们不理解信息，甚至理解错误的信息，很可能他们会在不知不觉中产生错位的情况。

显然，会有一些信息是组织以前不想与他们分享的，但必须有基于信息的目的或情境背景的有意识的决定。

结论

组织中的有效沟通使人们团结一致以实现目标，这意味着必须理解信息，必须促进人们的动机，实现承诺并触发行动。当然，产出和目标必须是可衡量的。

沟通重要的不是产生的消息数量，而是有多少是有效的。无效的沟通意味着您可能正在使用不正确的信息做出决定。