大家好，今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——新时代新征程档案工作呼唤智慧档案战略——从数字档案馆室建设角度探讨智慧档案战略的必要性。

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》（以下简称《纲要》）设立专门篇章，对加快数字化发展、建设数字中国提出了目标要求和远景规划。在此背景下，以数字档案馆室建设为主要特征的档案信息化工作如何迅速找准定位、调整策略、完善内容，更加贴近并融入国家数字化发展和数字中国建设就成为档案行业一项迫切的任务。

数字档案馆室建设的实践价值

从20世纪末引入电子档案馆、虚拟档案馆等概念到深圳、青岛开展数字档案馆研究和建设，再到国家档案局先后发布《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》并启动评测工作，数字档案馆室建设经历了理论研究、试点实践、全面推进3个发展阶段。2017年，数字档案馆室建设纳入《国家电子文件管理“十三五”规划》，从部门信息化工作上升为国家电子文件管理和信息化发展战略。数字档案馆室建设作为21世纪前二十年档案信息化发展的主题和鲜明特征，在推动档案信息化工作方面发挥了巨大作用。

1.数字档案馆建设确立了档案信息化建设框架和基本要求

数字档案馆的理论架构、应用实践在“十一五”末期趋于成熟。2010年发布实施的《数字档案馆建设指南》确立了“三网一库”为基本架构的档案信息化框架。2014年发布实施的《数字档案馆系统测试办法》，进一步梳理细化建设内容，为档案信息化工作开展明确了思路、提供了指引。数字档案馆建设是多年来档案信息化研究成果和实践经验的集大成者，在以下方面展示了其突出价值：一是确立了档案信息化建设框架，从建设内容、系统功能和基本技术要求等方面对档案信息化工作起到了先导作用；二是有力推动了数字档案资源建设，尤其是通过将数字化比例纳入系统测试等方式极大促进了档案数字化开展；三是对电子档案长期保存进行了有益探索和实践，提出的资源分库思路对档案系统建设和资源管理产生了重要影响。

2.数字档案室建设为电子文件归档和管理提供了系统方案

2014年发布实施的《数字档案室建设指南》基本沿用了数字档案馆建设内容框架，但在具体要求上有所侧重，比如以电子文件规范和管理为主要工作内容、基于全文信息推动档案资源管理、推动实现数字档案资源“四性”管理要求、推动形成电子档案单套管理机制等。从实践来看，数字档案室建设在以下方面展示了其突出价值：一是对电子文件命名与存储、格式与质量、元数据等提出确定性要求，将电子文件整理与归档纳入规范化轨道；二是为电子档案单套管理提供了基本思路和基础要求，推动单套管理实践发展；三是有效推进档案数字复制件?OCR?工作开展，为档案数据化创造了基础条件。四是较早明确?OFD?格式使用等国产化要求，对档案信息化建设的国产化应用作了积极探索。

3.数字档案馆室建设催生了大量档案信息化规范和标准

数字档案馆室的建设过程，一方面是不断适用标准规范的过程，另一方面也是不断形成实践经验、催生制度规范的过程。其中，比较有代表性的包括《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77—2019）、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020）、《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 88—2021）、《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784—2021）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等，为档案信息化的长远发展提供了有力支撑和重要驱动。

4.数字档案馆室建设为智慧档案馆建设等提供了实践基础

智慧档案馆是基于智慧城市提出的档案馆信息化工作发展目标。数字档案馆室建设为智慧档案馆的提出和实践打下了坚实基础。近些年智慧档案馆从借鉴智慧城市的理论和框架逐渐发展到针对档案业务工作属性进行定制和扩展上来，虽然智慧档案馆与数字档案馆的关系中存在“升级论”和“并行交叉论”等不同看法，但对于智慧档案馆继承发扬了数字档案馆室建设成果并注入了“智慧”的思维与手段这一看法基本保持一致。数字档案馆室建设尤其是数字档案馆建设对于智慧档案馆的基础性作用不容忽视。

5.数字档案馆室建设事实上代位成为档案信息化发展战略

国家档案局2002年发布《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《实施纲要》），明确提出要建设示范性数字档案馆。之后的全国档案事业发展规划均将数字档案馆作为信息化建设的主要任务之一。2013年，国家档案局召开全国数字档案馆（室）建设推进会，在全国部署开展数字档案馆室建设，将“存量数字化”“增量电子化”作为其中的两项主要任务，以数字档案馆室建设统筹信息化工作开展。随着数字档案馆室建设全面推进，各地区各部门普遍以数字档案馆室建设为中心推动档案信息化工作开展，数字档案馆室建设在一定程度上代行了档案信息化发展战略的角色。

档案信息化发展需要正视的问题

一段时间以来，以数字档案馆室建设为重要形式和依托的档案信息化建设虽然取得了突出成绩，但也存在一些需要正视的问题。

1.档案信息化与国家信息化存在代差

对照《纲要》和《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）有关信息化建设相关任务要求，可以清晰看到两项规划在目标方向、工作重点方面存在的代际差别（见表1）。二者在核心词汇上“数字”之于“电子”、在管理对象上“数据”之于“文件”、在建设目标上“服务”之于“归档”，尤其是“智慧”已经作为《纲要》的重要内容而《规划》则未涉及，档案信息化与国家信息化内容之间差距明显。

2.档案信息化发展战略供需存在落差

《实施纲要》提出了“十五”时期档案信息化指导思想、建设目标和主要任务，全国档案事业“十五”至“十三五”规划都对档案信息化工作提出工作要求，但均未提出档案信息化发展战略目标、任务、路线图。2021年《规划》明确了深化档案信息化战略转型的档案信息化建设总体要求，提出了加速数字档案馆（室）建设、推进档案信息资源共享平台建设等四项任务，提出了开展档案信息化强基工程等，为“十四五”档案信息化工作指明了努力方向，但仍旧存在顶层设计着墨不多的缺憾。

3.档案信息化业务推进存在一定偏差

由于发展战略的缺位，缺乏清晰明确的宏观规划和政策引导，档案信息化工作在具体业务推进中存在一定程度的偏差。一是重内生轻外引。档案工作具有独立和附属双重属性，既要独立发展，又要与各行各业，与数字城市、数字政府、智慧政务、数字乡村等国家信息化发展战略中的各项任务密切结合。数字档案馆室建设大多基于档案部门内生动力开展，与外界联结不多，没有同步发展、借力发展。二是重个体轻整体。数字档案馆室建设基于机关单位和档案馆个体开展，在一定时期能够快速有效开展工作、形成经验，但在推动建设时受限于个体的努力和成效，难于推动整体进步。三是重归档轻管理。档案工作包括整理、归档、保管、保护、鉴定、销毁等众多工作流程，目前电子文件和电子档案管理以归档为多，移交有所涉及，但其他流程均不深入，档案工作核心业务缺位严重。

新时代新征程档案工作呼唤

智慧档案战略

党的十八大以来，党中央高度重视网络安全和信息化工作，对推动网络强国、数字中国和智慧社会建设作出了一系列战略部署。随着国家信息化发展进入新阶段，档案信息化工作面临着数字化转型和智慧业态发展等新任务新挑战，在以数字档案馆室建设为特征的档案信息化建设较为成熟、各行各业均以智慧业态推进行业或领域信息化转型升级的情况下，构建新时代新征程智慧档案战略既是档案行业的内生需求，又是因应外部形势必须采取的重大措施。

将“智慧档案”作为档案信息化工作今后一个时期的发展战略的基本逻辑是：第一，数字档案馆室建设的成功实施，为提出新的发展战略奠定了业务基础、创造了技术条件；第二，数字档案馆室建设逐渐成为一项常规化工作，需要确定更高的目标牵引档案信息化工作发展、引领档案工作实现战略转型；第三，在社会各行各业迎接数字时代、纷纷推动智慧发展情况下，档案行业开展智慧建设的政策、业务、技术大环境已经稳定、成熟。考虑到“数字化”“数字档案”在档案领域已经特定化，智慧档案馆已经起步发展，围绕“智慧档案”构建新时代新征程档案信息化工作发展战略既能有效承接数字档案馆室建设，又可以助力档案工作更好地融入智慧业态。

智慧档案战略是档案工作应对数字转型、资源重构、智慧挑战、价值重塑的战略性安排，是档案信息化工作面向全行业全领域全链条提出的综合性、全局性要求。智慧档案战略包含顶层设计和规划制定、基础设施建设、重要平台建设、运维管理要求等诸多内容，以档案工作智慧管理、档案资源智慧治理、提供档案智慧服务、实现决策智慧支撑为努力方向（如图所示），是今后开展档案信息化工作比较理想的战略选择。

作者：国家档案局丁德胜

文章来源：《中国档案》杂志2022年第5期