企业会议向数字化转型，首当其冲就是要找到适合自己的会议管理工具。腾讯会议等音视频会议软件已被广泛应用于会议的召开，尤其是新冠疫情开始时，企业不得不采取居家办公的措施来防止疫情蔓延。然而在选择会议软件的时候，企业大多关注的是它在会议进行中的功能支持，而忽略了会议软件对会议召开前后的支持。
一、应用会议同文系统与音视频会议软件召开会议
在2020年新冠疫情最严重的时候，企业依靠视频会议软件来持续运营。腾讯会议等音视频会议软件作为广泛使用的通信平台，主要进行远程会议视频和音频的通话，并通过屏幕共享、批注共享等功能进行远程会议协作，已经发展成为数字会议的可靠平台。
然而，企业会议不仅需要会议中的协作功能，还需要在会前进行会议议程下发、会议文件传输等，参会人员需要提前浏览会议文件并最好能做文件批注，从而做好充分参会准备。在会议结束后，企业需要下发会议纪要、跟进决策落实情况、进行会议文件的共享与存储等。
企业使用音视频会议软件，往往需要第三方软件进行会前与会后的操作，但会议同文系统可以提供涵盖会前、会中、会后全流程的更全面完整的功能，弥补了音视频会议软件的不足，为企业打造一体化高效方便的数字会议方案。
二、会议同文系统vs音视频会议软件：会议全流程功能对比
会议同文系统和音视频会议软件在功能上的差异，以及会议组织者怎样在两个平台上管理整个会议流程，最能说明会议同文系统和音视频会议软件之间的不同。
会 前
- 安排会议
音视频会议软件：在按照软件模板输入会议主题、时间等信息后，需要将会议通知的链接通过邮箱或者微信发送给参会人员。会议组织者需要提前沟通参会人员，商定好会议时间，确保不会发生日程冲突。
会议同文系统：可以在后台创建小组，将参会人员汇总到小组中来。如果创建新的会议，会议组织者只需按照模板输入会议主题、时间等详细信息，然后选择相关参会人员小组进行会议通知发送。如果有任何日程冲突，后台能够实时显示出来。所有参会人员都将通过邮箱或应用程序立即收到会议通知。
- 发送会议文件
音视频会议软件：会议组织者无法在会议通知内添加议程，只能依靠创建附件文档的形式添加议程。在发送会议文件的时候，文件将作为通知的附件分发，而不是按照议程内容匹配相应的文件。参会人员无法进行会议文件批注，这对于居家办公，无法打印纸质版会议文件的参会人员来说十分不方便，意味着没有办法做好充分的会前准备。
会议同文系统：会议组织者可以在会议通知内添加议程信息，每项议程下面均可上传相关文件。参会人员收到会议通知后，可以根据权限查看并下载文件，也可以在文件上做私人批注，充分做好参会准备。
在会议同文系统后台，如果文件有修改，可以随时上传最新版本的文件，实时同步到参会人员应用端，并显示参会人员是否接收到最新文件。但如果使用音视频会议软件，如果议程或者文件有最后一刻的更改，会议组织者无法通过应用软件即时进行文件更新，而是通过邮箱快速向参会人员发送通知，并挨个致电，以确保其收到最新版本文件。
会 中
- 文件批注
音视频会议软件：参会人员可以在会议文件中添加共享批注，但是不能添加仅个人可见的私人批注，并且在文件导出时，只能导出带有批注的图片，无法导出pdf文件。
会议同文系统：所有参会人员都可以在会议中创建共享或者私人注释。可以导出带有注释的pdf文件，以便会后浏览。
- 投票
音视频会议软件：音视频会议软件的投票功能只能应用在会议进行时。会议组织者可以实时查看投票结果，但是要查看每个参会人员的投票结果，会议组织者必须在会议结束后生成报告。
会议同文系统：除了可以进行会议中投票表决，也可以在会前、会后进行投票。会议期间，可以实时查看非匿名投票的参会人员的投票结果。
- 电子签&任务分配
音视频会议软件：不支持会议文件签字和任务分配跟进等协作功能，需要使用第三方应用程序来完成。如若进行文件签字，需要在秘书和高管之间来回发送文件以获取签名。
会议同文系统：参会人员可直接在需要签字的文件上进行电子签字；会议进行阶段，可针对某项会议议题添加“项目跟进”，设置项目负责人、完成时间、到期提醒等信息，一键向被指派项目的负责人发送邮件通知，快速发起任务。操作简便，任务分配权责分明。
会 后
- 跟踪任务进展
音视频会议软件：会议组织者可以使用另外的任务管理平台来进行任务分配，并向负责人发送提醒。
会议同文系统：各执行人可在应用端随时查看被分配的任务，任务排列清晰有序，方便任务执行。各执行人可随时记录任务推进情况，任务发起人可在自己的设备端查看，从而时刻掌握任务进展，保证任务推进效率。
- 导出会议文件包
音视频会议软件：在会议结束后，无法将所有会议流程，包括文件批注、会议投票等形成书面文件一键导出，方便参会人员回顾会议内容。
会议同文系统：将所有会议流程，包括会议前资料性材料、会议文件及文件批注、会议期间形成的投票结果、任务分配情况、会议纪要等，全部整理成pdf文件形式，一键导出到桌面或者“文件库”中。方便参会人员查阅会议内容，更好地领会会议精神。
三、会议同文系统超越音视频会议系统的其他优势
- 安全功能
企业会议时常涉及到需要保密的信息，因此必须优先考虑会议安全功能——
会议同文系统可设置会议文件浏览及下载权限，也可以针对不同用户设置不同权限，双重权限保障，确保会议文件安全；
可以设置必须导出带有水印的会议文件，防止会议文件被篡改盗取；
可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人，包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作；
会后一旦个人设备遗失，可以远程操作清除设备上的会议文件数据，保护机密不外泄；当检测到猜测密码时，系统也会自动锁定可疑的用户帐户并清除设备缓存数据。
……
功能完备成熟，相比音视频会议软件更具安全保障。
- 文件库
会议同文系统可作为安全成熟的共享文件存储库，在会议结束后，可直接将会议文件导入文件库，实现会议文件共享，方便用户随时随地查阅。管理员平时也可随时在其中上传并管理电子会议文件，无须担心文件丢失损毁问题，更方便进行文件线上检索，解决了纸质会议文件存储弊端。
- 会议及会议文件搜索
由于会议及会议文件一般堆积如山，如果参会人员能够轻松检索并访问相关文件，将能够节省他们大量时间。为了满足这一需求，会议同文系统可以通过搜索工具在系统内查找文件。用户只需输入与文件相关的关键字或短语，会议同文系统就可以在整个系统或指定位置检索到相关内容。
不可否认，音视频会议软件一直是强大的会议管理工具，使公司能够在疫情期间远程工作。然而，音视频会议软件无法保障企业会议从会前到会后所涉及到的所有详细流程和机密文件安全，公司必须仔细审查会议软件的功能能否满足其远程会议需求。
会议同文系统相比音视频会议软件功能更加齐全，有助于节省时间、提高效率，并增强各类会议如企业高管会议、政府管理会议、上市公司董事会决策的有效性和安全性。
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