数字技术是推动经济发展的新动能。伴随着大数据、云计算、人工智能、5G等前沿技术的创新应用，档案管理模式正朝着智慧管理的方向发展。
基于长期在电子政务领域档案管理数字化的实战经验，美络科技结合各类型组织的档案管理需求研发出数字档案管理系统，以“数字 平台 智能”一体化助力组织实现高效的数字化档案管理。
美络数字档案管理系统拥有系统首页、办公桌面、文件收集中心、预归档中心、档案管理中心、档案利用中心、安全控制中心、档案管理等8大功能模块、50 子功能，实现档案收集、整理、归档、移交、统计和利用等全方位功能覆盖、全流程在线审批，提供涵盖档案管理的全生命周期管理解决方案，破局传统的档案管理模式下档案“收、管、存、用”标准不规范、整体效率低、审批流程乱、信息查询难。
系统特色
一、全流程在线审批，加强规范管理
系统通过自定义表单及工作流引擎构建流程，实现档案管理与流程的集成与贯通，消除业务流程的断点现象，打通跨部门衔接，确保每次审批都能规范、高效地完成。
根据预设的流程，跨层级、跨部门、跨门类的档案业务会自动衔接、自动推进，自动记录所有的执行动作，为全流程提供应用服务，实现全过程的闭环管理，使业务流程得到持续优化。
比如，档案利用中心以“网购式服务”创新体验。用户将电子档案或实体档案的借阅申请加入“借阅车”后，工作流会自动完成审批，赋能用户高效在线查档用档。
二、管理要素融合，打破“管理体系孤岛”
系统采用B/S结构和分级授权管理，满足不同地域档案的集中式或分布式规范化管理。通过总部集中的数据目录，可对全公司范围内的档案数据进行维护，确保档案数据的安全。
系统基于不同组织按照不同标准执行的准则，将审批流程与岗位、风险等管理要素进行融合。比如，通过流程关联岗位，可清楚了解相关岗位参与流程的情况；通过对数字档案信息的采集、加工、存储、管理等各流程节点关联风险控制，可为数字档案资源的安全处理、传输和存储提供保障。
三、开放集成，满足个性化需求
系统预留扩展集成接口，可与OA办公系统以及ERP、CRM等业务系统无缝对接，实现采集数据的统一管理，形成更加完善的现代化档案管理体系。此外，系统还能根据用户的业务需求，灵活配置功能模块，建立个性化的数字档案管理系统。
系统功能
系统首页：用户合法性认证
采用“用户名 口令”的方式进行用户合法性校验，可与用户统一认证系统做集成，支持门户系统集成，还能按需自定义首页LOGO及背景图片信息。
办公桌面：界面简洁易操作
个人工作桌面囊括待办事项、经办事项、我的借阅、档案篮等功能，分门别类罗列菜单栏、文件展示及办理区域。
文件收集中心：多渠道信息采集
对接OA、ERP、CRM等系统，自动收集文件数据；支持离线操作，快速收集文书材料、录入不归档文件，自动检查档案的数量、质量、完整性及规范性，方便用户对文件进行统一管理；可单独浏览所有不归档文件，对数据进行文件归卷、文件归档操作。
预归档中心：操作高效智能化
自动智能化设计，操作简易便捷，提供自动排序、组卷、编号、装盒等功能，实现高效率归档，减少手工归档可能出现的数据错漏或遗失，减轻档案管理人员的工作量。
档案管理中心：管理能力全覆盖
轻松点击就可完成档案的归类与排序、鉴定、销毁、报表打印、数据统计、年报、编研、划控、资料管理与库房管理，无需费时费力去查询、学习档案整理的相关规定与标准，把用户从繁重的体力劳动中释放出来。
档案利用中心：数字资源高度共享
提供档案检索、查借阅管理、电子档案借阅、实体档案借阅服务，实现随时随地随需查询、利用档案，提高档案利用率。
安全控制中心：采用银行级数据安全策略
基于“三员分立”的安全控制模式，对功能及数据进行授权，防止信息丢失、泄露或被盗；自动记录用户浏览、存储、传输电子档案的行为，并进行审计追踪，实现可查可控可管。
档案管理：档案业务一体化
提供立档单位管理、全宗管理、档案库管理、数据回收站、项目管理、数据备份等功能，全面细致地记录所有数据，建立健全的安全保障机制。
技术亮点
四性校验：对准确性、完整性、安全性、可用性进行自动监控与检查，确保电子档案长期可用。
打印控制：实现对电子文件的下载保存、打印输出、输出内容控制等方面的利用控制。
数字水印：采用动态数字水印，保证利用文件的唯一身份证，防止非授权文件扩散。
文件加密：支持上传加密、服务器批量加密；加密文件只能通过平台浏览器打开，脱离系统则无法正常浏览、利用。
文件备份：提供在线数据备份服务。支持异地、异质备份，电子文件数据封装导出，以及结构化非结构化数据同步、异步备份。
部署方式：全面支持各类云环境部署与集中式或分布式部署，满足不同客户的业务需求。
国产化：信创体系国产自主开发的一体化档案管理平台，自主可控、安全可靠。
实施价值
（1）确保数字档案永久存储与安全保管。
（2）提高档案管理工作效率和现代化水平。
（3）促进公共档案服务能力拓展，实现档案信息资源共享。
（4）促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化。
档案管理数字化是发展的必然趋势。美络数字档案管理系统通过对档案进行安全、规范的收集、管理、存储和利用，助力组织大幅提升档案管理效率与综合服务能力，让档案管理更高效、更智慧。
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