好工具会让工作变得轻松起来！比如用表格来记录和管理台账时，就要考虑数据录入的规范化、协作权限的灵活性、台账查询和统计分析的易用性等问题。就拿我们设计部来说，现在用 SeaTable 这个新型的协同表格来记录和管理台账，就要比传统的表格更简单易用，使用场景也很广泛。本案例仅围绕台账应用来做几方面的分享。
主要包括以下内容：
- 用表格丰富的数据类型记录台账的各类信息
- 通过增加视图来管理不同角度的台账数据
- 通过统计功能可视化分析台账和快速输出报表
分别来看。
利用丰富的数据类型规范记录台账信息
在台账中录入数据时，不仅要清晰准确还得做到格式规范，以便于后续的查询和处理。而 SeaTable 表格就提供了丰富的数据类型，能帮我们规范化地记录各类型信息。本案例中的台账表主要记录设计部的项目产值情况，字段比较少，只用了部分类型，大家可以结合下方截图查看更多类型，在实际中按需使用。当列比较多时，还可以冻结首列或多列，以方便拖动查看。
丰富的数据类型
比如：
- 日期：用了“日期”类型，它有多种格式可选。双击单元格就可以直接选择或在日期框上修改日期。
- 设计师：用了“单选”类型，双击单元格就能从编辑好的单选标签中选择一个。
- 定制：用了数字类型，并选择以人民币格式显示。
- 总产值：用了“公式”类型，可自动计算定制、主材、施工这三列的总和。
- 附件：用于记录相关凭证资料。用了“文件”类型，可上传一个或多个文件，支持查看。
- 创建人：用了“创建者”类型，可自动记录增加该行的用户昵称。创建时间、修改者、修改时间也是同理。
- 备注：用了“长文本”类型，可记录大段内容，支持插入图片、链接、表格等。可预览单元格内容。
另外，表格可多人在线协作，数据自动保存，方便统计员自己录入或部门协作。并且具有灵活的协作权限和共享方式，比如子表的查看行、增加行、删除行、编辑行权限；列编辑权限；锁定行等。
通过表格视图管理不同角度的台账数据
从上图中可以看到，用一个表格就记录了所有时间的台账，而部门人员必然会有多样化的查询需求，即在台账上关注和查看不同角度的数据。这就可以通过增加视图并为视图设置过滤等条件来实现，然后有访问权限的人就可以在表格上快速切换查看了。简单又方便。比如用工具栏的“分组”就可以对“合同日期”自动按天、周、月、季度、年进行分组。甚至还可以增加其他分组条件。如下图：
表格视图及条件
视图不仅方便查询，还可以用于共享、导出、归档等。当然，还可以根据需要，用自定义共享、数据查询外部应用等方式来满足灵活的查询需求。
通过统计可视化分析台账和快速输出报表
部门台账不只停留在数据的过录、汇总，还要利用台账对数据关联性和变化趋势展开分析，如设计师产值统计对比、月产值趋势变化、各种统计趋势等效益情况，将获得的有价值的统计信息及时向决策层反馈，让台账发挥更大的作用。而在这方面，用表格的“统计”功能、“高级统计”插件，就可以快速创建出统计表格、各类型统计图表，它们会根据所选择的视图自动更新。图表支持导出。可用于汇报工作等。如下图：
统计：点击数值或图表，可直接进去查看和编辑记录详情。
统计
高级统计：可增加多个仪表盘，在仪表盘上可创建更多类型的图表，快速导出多维度多形式的报表。
高级统计
总结
本文分享了用电子表格记录和管理台账的一种思路，供参考。而用 SeaTable 表格无疑是很简单易用的工具。一张表格就能记录所有时间的台账，提高了台账利用率。而且在表上可以记录更多类型的台账信息，一行就是一条清晰又规范的记录。更可以轻松完成对台账数据的整理和可视化分析，便捷又高效，大大减少了台账统计员的负担，也便于其他人员日常查找和信息查询，为部门的台账提供了有力支撑。大家可以灵活使用它丰富的功能。
推荐阅读
案例 | 记录和管理知识产权台账，用 SeaTable 表格很方便
案例 | 用 SeaTable 表格做信用卡案件台账，更简单方便
案例 | 用 SeaTable 表格记录和管理订单跟进事项，简单又方便
了解更多，可搜索访问：SeaTable
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。