目前，企业基本上都建立了相应的管理体系，如ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系等，像我们公司运行有七个管理体系。程序文件，是企业里面各类管理体系的二阶文件，如果说管理手册在企业管理体系中的地位相当于宪法的话，程序文件的地位就相当于法律了，可见其在体系中的重要性了。
那么，什么是程序文件呢？想要搞清楚什么是程序文件，先要搞清楚程序的定义。
程序就是为完成某项活动所规定的方法和路径。程序文件就是规定某项工作的一般过程的文件。
过程有三个要素：输入、活动和输出。举例说明：一个简单的做饭过程，就是输入水和米，经过加热活动后输出米饭。
程序文件包括哪几项呢？一般来说，程序文件一般包括以下八项内容：
1.目的：为什么要写这个程序文件，要解决什么问题，达到什么目的。
2.范围：适用于哪些部门、哪个过程、哪些管理活动。注意：有些过程适用于所有部门，有些适用于某一个或几个部门。举例说明，文件编制程序，适用于公司所有文件的编制、评审、发行、使用、修订及作废管理。
3.术语定义：文件中引用的专业术语或缩写要进行解释说明或定义，以便执行人员理解沟和通，确保认知统一。
4.职责和权限：明确文件中涉及部门及人员的职责和权限。如谁负责什么工作，谁负责审批等。
5.流程图：用专业的符号描述过程从哪开始，经过哪些作业活动，包括过程的审批、确认、评审等活动，直到流程结束。注意：如有审批、确认、评审等流程不通过，须返回上个流程或结束。
6.作业内容：这是程序文件的重点。在编制程序文件中，建议先把流程图画好或者先打个草稿，策划流程从哪开始，到哪结束，有哪些控制点及控制方法，需要哪些记录等。主要描述做什么事，谁来做，在哪里做？何时做？怎么做等等。
7.相关文件：列出与这个流程有关的相关文件名称。举例说明：编制一个《进料检验控制程序》，与这个程序有关的文件，包括《采购管理程序》、《不合格品控制程序》、《仓库管理程序》、《标识与追溯管理程序》、《纠正措施管理程序》、《记录管理程序》、《供应商管理程序》等。
8.相关表单：列出本流程中提到的所有表单。
编制流程文件的要求有哪些呢？程序文件的编制要满足以下要求：
一、符合性 ：要在符合管理体系标准和法律法规要求的基础上结合公司实际进行编制。
二、确定性：在描述活动的过程时，必须具有确定性。保证过程的一致性，确保过程结果的稳定。
三、相容性：各管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
四、可操作性：要符合组织的客观实际，使其具有可操作性。这是文件得以贯彻执行的重要前提。
五、系统性：体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。应对过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系施以有效的控制，使体系文件形成一个有机的整体。
六、优化和高增值性：每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。这种优化思路应贯穿文件编写全过程。在文件实施过程中，要持续进行动态优化，以获得最佳的增值效果。
七、普及性：尽可能扩展到组织的最低层次。
八、预防：预防是质量保证的精髓，在质量和环境管理活动中，要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排，应注重如何发现各种潜在的不合格（不符合）因素，并在体系文件中加以体现。
九、闭环管理：任何管理活动的安排均应善始善终，有头有尾，实施动态控制，并按照PDCA循环力求不断改进。在体系策划及文件编制时应体现闭环管理思想。
十、规范性：为保持文件的规范性， 文件的格式和内容应用统一的要求来编写，而不能自行其是，“百花齐放”。
十一、逻辑性：在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或说法不一。
十二、异常流的控制：即“非正常的少数”，指质量和环境活动失控所造成的那一部分，异常流下的产品易失控而造成品质问题。如例紧急放行、设备漏检、标示丢失等。在体系文件中应对异常流有充分的控制措施，来预防失控。
十三、文字表达准确、顺畅、简练：要注意文字表达的规范性。“准确”就是要表达清楚，不要模棱两可，以避免产生歧意。“顺畅”就是要语句通顺，流畅。“简练”就是要简洁、明了。
质量管理体系文件要用词准确，例如：“须……”、“应……” 表示要求严格程度是不同的；
切忌不能在文件中使用诸如“请……”、“可能……”、“希望……”等词。
十四、同步性：在编制文件时，如该表单没有，需同步编制配套表单; 相应的，在修改/作废文件时，相关受关联的文件或表单也应同步修改/作废。
十五、唯一性：对于一个组织，管理体系文件应是唯一的，一项活动只能规定唯一的流程，一项活动只能有唯一的理解，任何地方不能使用文件的无效版本。
十六、统一性：文件中使用的单位名称需和公司组织组织架构图中的单位名称保持一致，不组织架构图上是研发部，文件里面叫技术部。同样的，文件中引用的文件、表单记录名称及编号要与受控文件清单中名称及编号一致。
以下是程序文件编写注意事项
1.不可简单草率，需将所有工作要求纳入进去。
2.不可过于理想化，导致无法实施。
3.不可部门主义化，导致其它部门无法配合。
4.不可咬文嚼字，导致理解困难。
5.不可使用白话文。
6.文件的详细程度与公司规模、产品的复杂程度、人员素质和能力有关。
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