档案管理系统,运筹帷幄,看它如何实现自动化办公?(档案室自动化)

本期主编:橙子

近几期跟大家分享了档案数字化的知识,今天我们这期来讲档案管理系统。说到档案管理系统,我们经常能听到的另一个词就是自动化办公,那么,接下来就说说他们之间的关系。

往期也介绍了关于档案管理系统、档案数字化的专业知识,感兴趣的朋友可以查看喔

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档案管理系统,运筹帷幄,看它如何实现自动化办公?(档案室自动化)


如今,信息技术已经进入了一个飞速发展的时代,尤其是计算机网络技术的发展。管理信息系统已广泛应用于社会各职能部门和机构。档案管理工作也不例外,那档案管理系统是如何实现自动化办公的呢?

一、档案管理系统如何实现自动化办公?

档案管理系统需要先进行档案数字化,就是将纸质的档案转换成电子信息存储在服务器中。(之前的文章都有详细描述,感兴趣的朋友可以翻看往期文章。)

档案在完成数字化之后,信息可上传至系统服务器中,在档案查询时,系统会从服务器中直接调取档案信息,从而实现自动化办公。

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二、档案管理系统有哪些功能?

系统采用模块化设计,不同模块的联动而实现对档案信息的综合管理,从而使得无人化办公成为了可能,那系统中都有哪些模块,他们的功能又是什么呢

(1)档案案卷管理

主要负责完成整个文件的管理,包括文件的转入、转出、分享、查阅、借阅等功能。文件转入是接受外来部门转入的档案资料。

各接收单位的管档人员收到文件后,要对照《转递登记表》进行核对,审核通过后,在《转递登记表》回执上签名盖章,返回《回执单》,将文件按程序入库存放。

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(2)档案材料管理

系统能完成档案目录的编辑、资料的输入、输出,以及纸质资料的数字化等操作。文件资料的收集、鉴定、归档、整理是档案管理工作中的一项重要内容。

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(3)档案审核

系统可以实现档案的审核功能,包括人员的调动、升迁等,用软件来实现管理,省去了很多原本复杂的工作,简化了流程。

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(4)档案网上阅档系统

通过在线审查许可证文件查阅申请,在线实现文件查阅功能以系统专用资源网为网络基础,在系统内部实现当地和远程查阅文件、文件查阅功能。

系统在进行安全方面考虑,可以根据日期、时间、长期有效等多种方式,完成文件许可的文件查阅过程进行详细的日志记录,信息采用加密方式,使系统运行更加安全。

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(5)备份系统

为了保证系统数据的安全,提供了定时备份和手动备份功能。备份内容包括文件管理数据和数字素材数据。

系统备份由文件管理器执行,可以每周备份一次,也可以随时手动备份。备份数据可以通过移动硬盘、录像机等存储。

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三、档案管理系统优势总结

1、系统实现了无人化办公。

2、系统简化了工作流程,提升了工作效率。

3、使用系统管理,节约大量人力物力。

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这期就说到这里,觉得有用可以分享给身边的人,欢迎在评论区留下你的看法,我们下期再见!

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