人力资源服务–档案管理制度（参考版）
档案管理制度
第一条 为规范公司及项目相关档案的收集、整理、查阅、销毁、归档保管的管理，特制定本制度。
第二条 归档范围
按照国家有关规定，以及公司档案工作制度，凡是反映公司项目运营载体的人事管理档案、财务管理档案、质量管理档案、项目管理档案、设备管理档案、文件管理档案、决议、合同、证书等具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
第三条 管理职责
项目负责人：负责本制度的制定、修改、核准与废止之工作。
行政专员：
（1）项目档案管理工作由行政专员负责，各部门档案由部门负责人指定档案对接人员。
（2）对项目及部门对接人提供的档案进行指导归档，对档案目录标记卡等资料进行核对。
各部门档案对接人员：负责收集、整理、保管的档案资料，并在规定的时间内将档案移交档案室归档。
第四条 档案管理规定
（1）资料的收集与整理
1）公司级档案的收文、发文等文书资料均应按《档案管理名册》进行归档。
2）公司的归档资料实行每周归档一次，归档时间为周一上午10：00前（节假日顺延），公司档案资料盘点为半年度一次，盘点时间为6月、12月月末2天（假日顺延）。
3）在档案资料归档期间，由行政专员分别向相关负责人收集应该归档的原始资料。各负责人应在规定的时间内将档案移交行政专员归档。
4）行政专员将按照国家有关规定，以及公司档案工作制度统一管理公司的档案;各部门的档案对接人应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门的档案资料。
5）行政专员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
6）凡属归档范围的文件资料，原件均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
7）档案的管理以公司为单位进行对接管理，原件统一归档案室保管；其他重要报告，在企业资料归档范围内的经部门负责人核准后，连同相关资料由经办人整理后交档案对接人移交档案室。
8）凡行政专员离职或异动前，必须做好档案资料移交工作，经双方签名确认后方可办理离职或异动手续。
（2）资料的分类、归档与保存
1）归档的文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，档案室保存复印件。
2）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
3）公司档案资料的归档每周一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
4）由公司对项目其他之外签订的合同，应保留三份原件，对接部门保存一份，总公司、行政专员各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由总公司保存原件。
5）公司档案室及各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防蛀虫等安全条件。
6）归档资料要进行登记，编制归档目录,《档案（归档、查阅、销毁）一览表》应以中心部门为单位分类管理。
7）根据分类法将档案资料科学分类，编制分类目录，完善（标记卡等）检索工具，要求做到一目了然，便于归档和保存。
8）根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此及时进行整理、剔除。
（3）档案的借阅
1）因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅人填写《借阅档案申请表》经部门总监审批，总裁办核准后才可办理借阅手续。
2）公司档案密级分为一般件、机密件两个级别，一般件归档与查阅由申请部门负责人和档案归口部门负责人核准即可，属于公司机密档案未经总裁办主任批准不得调阅，机密档案原则上只能在档案室阅览，属借阅范围未经总裁核准禁止外借。总裁因公外出时可委托总裁办主任审批，具体按档案借阅(销毁)申请表的批示内容执行。
3）借阅档案，必须履行登记、签收手续.。
4）借出档案时，应在借出的档案位置上同步存放《档案借阅(销毁)申请表》作为借记卡之用途，申请表应注明借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
5）借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经档案管理员报总裁办批准。
6）借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借、拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人的责任。
7）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
（4）档案的销毁
1）档案保管期满需要销毁时，由档案归口管理部门提出销毁申请。部门负责人审查鉴定后报总裁办审核，经批准后销毁；公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司档案资料。
2）凡属于密级的档案资料必须由总裁批准方可销毁；一般的档案资料，由总裁办批准后方可销毁。
3）经批准销毁的公司档案，财务行政须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
4）在销毁公司档案资料时，必须由公司档案室管理员和档案归口部门管理员共同销毁。
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