作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则(作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则是)

职场中很多公司的员工,都刻着被“开会”二字所支配的恐惧,在私下都会抱怨公司大大小小的会议太多,时间又长,开会的时间都快超过工作的时间了,工作怎么会做好?业绩怎么会提高?这简直是浪费时间。

员工的抱怨不无道理,会议结束,又发现会议记录形同虚设,要么是长而无用的整场录音,要么是与会员工草草记下的寥寥几笔。员工回去后,这场会议该如何去落地,会议的目标是又什么,一无所知,这场会议几乎就等于白开。“永远在开会却永远开不完”,也就是早晚的事。

作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则(作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则是)

作为一个管理者,为了提高整个团队的工作效率,就必须从这些经常被忽略的小事做起。可以问一下自己:是不是每一个会议都需要全体员工参加?是不是会议上提出的问题需要每个人轮流发言?会议上讲的话是不是都与会议内容有关?会议前是不是做好了充分的准备?检查了这些之后,如果发现存在问题,就必须有所改变。

作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则(作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则是)

老张是制造部的经理。一次开会前,刚从质检部拿到质量检测报告,走到门口就听到里面有人议论:又要开会了,每次开会,我都不知道说些什么,跟我一点关系都没有,手头还有一大堆工作要做,真是的。

又有人附和道:那有什么办法,领导说开会,就开会,就当听他们演讲了,别说你有一堆工作要做了,我还要加班呢。老张听到这些话,开始回想以往开会的情形,他才意识到:每次开会总想着尽可能让大家都参与,尽可能让大家都了解到公司的指导方针,感受到会议所要传达的精神,目的也是为了大家能将工作越做越好。却不曾想,员工这么心不甘、情不愿;更不曾想,自己频繁地开会占用的是他们大量的工作时间,不但影响了员工的工作进度,还会引起员工不满。

作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则(作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则是)

后来,老张学习高效会议的5大原则,每次在开会之前都会针对会议内容来设定开会的人员、时间以及开会目标。比如相关的人员必须到场,其他人员如果想了解也能参加。每次开会主题明确,尽可能缩短会议时间;会议结束后,会把会议记录发到微信群,方便员工了解会议内容以及后续的行动计划。

老张利用高效会议的5大原则,会议效率明显提高了,而且也发挥出了会议的真正作用,员工没有抱怨,会议有结果,会后有产出,不论是对于员工,还是对于公司,都是两全其美。

高效会议的5大原则是什么?

1.明确主题,解决问题

无论开任何会议,核心是什么?是解决问题。你如果想把会议开好,会议必须拿来解决问题,而不是拿来讨论问题的,一定要明确。

因此,会议必须要有一个很明确的主题,围绕这个主题的资料要提前准备,没有准备的会议就不要开,这是一个非常明确的要求。如果没有准备好的话,这个会议的效率都会低下。要知道会议决定公司两件事情,一个是效率,另一个是品质。所以,我们第一个要求,就是会议一定是解决问题的,而且必须沿着主题来准备相关的会议材料。

作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则(作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则是)

2.开会之前就让参会人员清楚会议的主题

开会的目的不是走形式走过场,不是简单粗暴地给员工做通知和布置。开会具有两个重要的意义:

开会的第一个意义:挖掘员工在实际工作中所掌握的专有信息,让决策更符合实际。很多时候管理者由于脱离一线,对实际发生的市场变化、客户变化并不能够充分、及时地当掌握。如果管理者只是凭自己的信息和理解就直接安排工作的话,很容易出现与现实脱节的情况。这也是为什么任正非先生提出了:让听见炮声的人来指挥战斗。

开会的第二个意义:激励员工积极参与。如果在工作中,员工一直是一个机械重复的执行者,他是不会产生主人翁意识的,他内心的想发和建议得不到表达和发挥,久而久之,员工对于工作的积极性会大大降低。在激励员工的所有内容中,工作成就激励才是最高级的激励,我们要让会议变成员工建言提议的平台,员工的建言提议得到采纳,他执行起来才会更有干劲。

作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则(作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则是)

3.明确时间

所有的时间要约定下来,这个时间里面包括2个时间:

1、开始和结束时间。大家记住,会议一定是约定开始和结束的时间,方便员工提前做好工作安排。

2、行动方案确认的时间。我最怕大家开会就是只出一个决定,这样远远不够,一定要把行动方案确认时间也要确定下来,就是什么时候能将行动方案有效落地,都要确定下来,因为我们现在讲的是工作会议。所以方案落地时间非常重要。

4.谈行动方案,而非问题

第四个要求,大家一定记住开会的核心主要谈行动方案,因为要解决具体问题,主要谈行动方案,不是谈观点,也不是谈问题,就是要谈行动方案,谈员工回去之后能有效实施的行动方案。

作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则(作为一个团队管理者,必知高效会议的5大原则是)

5.会议纪要

会议纪要是一场会议的灵魂,如果没有会议纪要,那么可能导致的结果是,大家对会议最终的结果理解和后续安排各不相同,会议中提出的争议事项,待解决事项,和一些关键想法,可能产生遗漏

对于一些待商议决策事项,或者是任务分工,会议后续需要会议组织方持续跟踪,例:针对会议提出的***问题,需要**部门提出解决方案,对应的责任人,完成时间,都需要形成跟踪表,发送给会议相关人员。按期跟踪执行情况并通报。

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