企业在对文件资料数据进行加密时要防止通过打印、USB拷贝等途径导致敏感信息外泄的情况发生。因为若企业内大量的机密、敏感文件被攻击成功，很有可能会造成企业信誉损害，安全有效的企业文档加密防护措施能够实现对企业文件的安全保护，这有助于维护企业的发展利益，增加企业核心竞争力。
员工办公文档电子化虽然加强了企业内部办公效率，但在享受便捷工作的同时，也更容易有意无意地泄露企业敏感数据。这就意味着企业需要一个能够监控终端用户所有操作行为、覆盖全部办公网络传输途径，能够识别并加密应用过程中的敏感数据内容，事后提供合规审计分析的智能化综合性信息管控系统，来保护企业数据安全。
事前识别敏感数据是数据泄露防护建设方案的第一步，通过敏感数据检测算法识别企业文件服务器和终端电脑上的静态数据，以及企业各部门在日常工作中的动态数据。智能识别出其中的商业财产、产品数据、战略规划、研发代码等敏感信息，从而为数据保护奠定基础。
系统可根据事先设置的敏感数据特征，对正在编辑保存的终端文档进行扫描，当系统检测到文件中包含此 类敏感数据时则自动加密，重点防护企业敏感数据。对于企业内部文档，根据其所承载的涉密程度不同，需要由不同涉密等级的的人员进行处理，这就需要对涉密文档和使用者进行密级标识，以控制涉密文档的安全性。管理员可对每个终端用户设置用户密级：公开文件、内部资料文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。系统还支持修改密级描述、自定义密级级数、并提供多套密级图标。密级设置之后，每个等级只能查看不高于自己密级的文档，从而有效防止内部涉密文档被越权查看。
虽然目前加密软件行业兴盛发达，但是未来互联网加密将会是一个独立的产业，必然要遵循优胜劣汰的原则，所以现阶段的一些加密商家必然会被市场所淘汰，未来互联网将深入到各个行业，为了做好数据的安全性保护，也必然会借助智能技术来对智能信息安全进行加密。
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