导语:在没写这个话题之前,在我的印象中,会议是非常简单易操作的一件事儿。可通过翻阅大量的会议案例和结合自己切身的经验,最终明白,一场成功的会议需要耗费组织者大量的心力。为此一场会议下来,能让会议的组织者劳心又劳神,不信你看如下几点。
【1】一个通知要逐个落实。这句话很好理解,由于很多企业,达到一定规模的时候,会议比较多,参加相关会议的部门也不固定,此时就需要管理会议的后勤部门一个个进行通知,如果遇到紧急的还要一个个上门去请。看到这里千万不要给我说用什么微信,用什么qq,用什么钉钉,干过会议组织的,大家都清楚,你说要通知的人员,不可能每一个人分分秒秒盯着这几样东西。为此,为了保证结果,你只能上门一个一个去落实,否则最后挨批的还是你。
【2】一次会议要逐个倒水。好了,等你把人通知的回水以后,由于能坐在会议桌边的都是领导,作为会议的组织者,当你的人手配备不够的时候,你只能自己撸起袖子亲自干,干过的,个中滋味自有体会,不在这里多说。
【3】一个个发言要拼命记下。会议开始了,作为会议的组织者,往往就是会议的记录者,这时候就要求记会议纪要的人是速记的高手,否则会议结束了,你可就惨了。看到这里,相信你已经忍耐不住说为什么不用录音?如果会议是一个钟之内
比较短,你录完后回去重新听边记还无所谓,如果会议是在两个小时以上的,甚至更长。那种会议记录的可就惨了。别人会议结束了,而你要进入下一步了。
【4】会议结束要加班整理。往往会议结束以后,领导都会要求在最短的时间之内,甚至有个别公司的会议管理规定要求,必须在会议结束,以后,24小时之内把会议纪要全部下发到相关部门。如果你是专职做秘书之类的还好受一点(因为你有时间),如果你是一人多能、一身多职,那你除了加班还是加班,没有任何好招,你只能是挑灯夜战。
【5】会议内容要逐项跟进。会议记录整理完毕了,你终于松了一口气,可接着下一步的会议上所决定的事务跟进,你就又要耐起性子,一个个部门去落实,看完成的结果如何?为什么没完成?需要什么帮助?需要什么协调等等。遇到那些部门领导脾气好的还好说,如果遇到领导的脾气比较冷淡的,性格比较怪异的,估计你的心理就要抽搐了。
好了,说了这么多,你就只当这是会议记录者心灵的倾诉吧。
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