办公室是单位的综合部门,不同于具体的业务部门,看上去游离于各种业务工作之外,实际上又存在于各种管理之中,直接接受领导指挥,参与处理全局性问题,是体现领导意图、指挥全局工作的中心部门,发挥着参谋助手和协调服务的作用,也是关系单位整体形象的窗口部门。
今天,笔者结合工作实际,就如何做好办公室综合工作谈谈个人浅见,不妥之处,敬请批评指正。
一、要坚持上为领导分忧、下为基层服务的原则
办公室作为一个单位的综合服务部门,具有参与政务、管理事务、搞好服务等重要职责,是一个单位的信息中心、参谋中心、运转中心、服务中心和指挥中心,担负着上情下达、下情上报和后勤服务等诸多工作。
因此,要做好办公室工作,必须坚持上为领导分忧、下为基层服务的原则,把参与政务、管理事务、搞好服务三大职能统筹兼顾,使工作目标更加明确,重点更加突出。
在具体工作中,开展工作要迅速准确、态度认真、作风过硬,一切要办的事都要明确时限,尽可能缩短办事时间,简化办事流程,在既定的时限内迅速稳妥地办好事情,做到情况要实、办文要准、办事要稳、主意要慎。要善于从错综复杂的现象中发现问题,如实反映问题,确保政令畅通。
二、保持信息畅通和协调畅通
(一)保持信息畅通
信息是领导了解情况和指导工作的重要渠道,是为领导提供科学决策的重要支撑。办公室要始终保持信息渠道畅通,凡是领导需要及时掌握、处理的重大事项和重大问题,要当天处理上报,涉及全局工作的重要信息要按要求尽快上报,不拖延、不迟报、不漏报。
要紧紧围绕领导决策需求,牢牢抓住关键点、关注点、突出点和集中点,深入挖掘有特色、有亮点、有经验的工作,综合提炼出有分析、有对策建议的有用信息。
(二)保持协调畅通
办公室作为一个单位的“中枢神经系统”,要建立健全沟通协调机制,充分发挥牵头抓总的作用,通过办文、办会等日常工作的高效运行,及时向基层和部门传达党委、政府的工作意图。
要统筹兼顾,广泛调动各方面的积极因素,综合运用领导力量、部门力量和群众力量,通过办公室这个中枢系统,加强综合协调,形成工作合力,推动全局工作。
要正确处理各方面的关系,构建上下关联、协调运转的工作机制,及时通过基层和部门的联系沟通,了解新情况、发现新问题、把握新动向,确保各项工作协调运转、有效落实。
三、加强学习、善于思考、勤于练习
在日常办公室工作中,公文写作是办公室工作的重中之重,要写好公文,只有不断加强学习,在学习中多思考,在思考中勤加练习,才能不断提高写作能力。
(一)加强多层次理论知识学习
在工作和生活中,我们可以利用手机多阅读中央、省、市、区各级各类文件和党报党刊,学习有关解答党的方针政策的重要文章,深入学习政治、经济、文化等各个方面的知识,切实提高自己的阅读能力,不断丰富自身知识结构,从而正确理解党的方针政策,提高政策理论水平。
要加强对《党政机关公文处理工作条例》和国家标准《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)的学习,学习公文处理的业务知识,掌握标准公文格式。
同时,要站在全局的高度,广泛学习其他地区和部门的工作做法和经验,全方位、深层次、多方面捕捉方针政策信息,不断充实思想、提高认识、开阔眼界。
(二)工作中要善于思考
养成勤思善思的好习惯,是做好办公室综合工作的一大利器。针对我们学习到的党的大政方针政策、多方面收集到的信息,要结合发展大局和工作实际,根据工作的需要和领导的要求,运用全面的眼光思考问题、分析问题,形成独到的见解和认识,供领导决策参考,更好的发挥参谋助手作用。
同时,要经常换位思考,站在领导的角度思考问题,更好的增强对领导的适应性,而不是让领导适应你。
(三)勤加练习,多动手写作
俗话说:“兵不练则荒,学不练则废”。日常工作中,要深入学习公文处理的相关要求,经常练习不同文种的写作,针对薄弱环节,多写多练,我相信勤能补拙,只要肯努力,就能做到报送的信息文字精练、简洁、可读性强。
要正确掌握公文运转的流程,制发的公文应当表述清楚、符合政策、简明扼要,写作的文稿应切合实际,引用的观点要符合当下实情,既要有理论说服力,又要有可操作性,切记让别人看半天看不出所以然来。
四、多跑腿、多请示、多动手
(一)多跑腿
对领导安排的任务,千万不要推诿扯皮,也不能拖着不办,不管大事小事,要舍得花力气,多跑腿多流汗,把工作落细落小。
作为办公室人员,要经常到一线去调研,紧紧围绕重点问题,有针对性地开展调查研究,多倾听基层意见,掌握真实情况,努力为领导掌握动态、科学决策、指导工作提供高效优质的服务。
(二)多请示和反馈
办公室是确保工作高效率、快节奏运转的关键,日常工作中,要向领导多请示、多汇报,争取开展的工作得到重视和支持。
请示汇报时,要事先对汇报的工作有处理思路、达到何种程度、工作中遇到什么困难,不能直接把问题丢给领导。
要肩负起督办责任,跟踪工作进展,迅速、全面、准确地向领导反馈工作情况,及时把领导的决策、指令下达给下属部门,确保上下联动,政令畅通。
(三)多动手
办公室事务繁杂,往往多项工作接踵而至,特别是办公室的电话一个接完又来一个,很容易出现纰漏和失误,甚至错误。好记心不如烂笔头,作为文秘人员,要多动手,勤记录,对不能当场处理的事务先做好记录,然后逐个销号。对上级的一些好的讲话稿、工作信息等要勤记多记,为写好各类材料积累经验和素材,更好地发挥好参谋助手作用。
五、服务大局、高度负责、无私奉献
(一)服务大局
办公室工作的好坏,直接影响着全局工作,影响着单位发展的各项工作。作为办公室人员,无论是出谋划策、督查督办,还是报送信息、统筹协调,事事都要以大局为重,找准自己的定位,充分发挥作用,只有这样,才能对领导决策理解到位,贯彻落实到位,才能为领导科学决策、指导工作提供高效优质的服务。
(二)高度负责
办公室工作无小事,任何麻痹思想和行为偏差都可能影响工作运转,甚至影响大局。因此,恪尽职守、认真负责是办公室工作人员必须具备的基本素质,也是做好办公室工作的必然要求。
在办理公文时,要严谨细致,按要求严格控制公文数量,简化办文程序,提高办文效率。
在办会办活动时,要确保每一项会议和活动精心组织,严谨规范,有序运作,万无一失。
在做后勤保障服务时,要强化责任,考虑要全面,工作要细致,做好每一个细节、每一个环节的工作,确保工作不遗漏、不误事、不出事。
(三)无私奉献
办公室事务繁杂,工作非常辛苦,加班加点是常有的事。作为办公室人员,要正确对待苦与乐、得与失的关系,把默默无闻、甘于奉献的光荣传统和优良作风继承好、发扬好。把办公室工作作为崇高追求,养成良好心态,静得下心、沉得住气,埋头苦干、吃苦耐劳,在立足岗位作出贡献中成就自我,实现人生价值。
总之,要做好办公室工作非一朝一夕,需要持续发力、认真负责、吃苦耐劳,在工作中不断锤炼、不断超越,方能成就自我、成就工作。
我深知,从事办公室工作的前辈有很高的造诣和水平,说得不对的地方,请各位专家批评指正!
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