「原创」实战Access数据库（access数据库笔记）

（本‬文‬作‬于‬2010年‬）前不久，单位领导交给我一项任务，建立媒体资源数据查询和管理系统。随着单位媒体资源的日积月累，各种媒体存储介质越来越多，这些数以万计的媒体数据，记载着当地政治、经济、社会人文等发展的历史，是当地一笔宝贵的历史资料，因此，搞好这些媒体资源的管理尤其重要。

对于数据的管理，数据库是最好的平台。数据库，即有结构的数据集合，通俗的讲，就是数据的仓库。因此，我想到了Access。在办公软件Office套件中，最为人们熟悉的是Word和Excel，因为它们功能强大且方便易用，更因为它们不仅可用于办公，还可用于个人写作和家庭记帐理财等。同为Office套件中一部分的Access，虽然有着同样强大的功能，但使用的人却相对少些，不像Word和Excel那样广泛。事实上，真正用过Access的人，对其强大功能和灵活应用均称赞“不错，很好的……。”Microsoft Access是一种关系式数据库，关系式数据库由一系列表组成，表又由一系列行和列组成，每一行是一个记录，每一列是一个字段，每个字段有一个字段名，字段名在一个表中不能重复。

表与表之间可以建立关系（或称关联，连接），以便查询相关联的信息。Access数据库以文件形式保存，文件的扩展名是mdb。

　　Access 数据库由六种对象组成，它们是表、查询、窗体、报表、宏、页和模块。

　　表(Table) ——表是数据库的基本对象，是创建其他5种对象的基础。表由记录组成，记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据，故又称数据表。

　　查询(Query)——查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。

　　窗体(Form)——窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗体显示相关联的表的内容。窗体也称表单。

　　报表(Report)——报表的功能是将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。

　　宏(Macro)——宏相当于DOS中的批处理，用来自动执行一系列操作。Access列出了一些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便。

　　模块(Module)——模块的功能与宏类似，但它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。模块使用Visual Basic编程。

页——是一种特殊的直接连接到数据库中数据的一种WEB页。通过数据访问页将数据发布到Internet 或Intranet上，并可以适用浏览器进行数据的维护和操作。

从上述特点可以看出，Microsoft Access数据库是一个开放式的数据管理开发平台，适用于小型企事业单位进行数据管理，开发和应用十分方便。以前，我也曾经应用它开发过诸如“用户收费管理”和“物资管理”等，实践证明，应用数据库管理数据，对于数据的查询、统计非常准确和快捷，大大地提高了办公自动化水平和工作效率。当然，要开发一个数据库也并非那么容易，你除需要熟练掌握数据库开发应用的技巧外，还需要具备一定编程能力和美术功底，这是因为，数据库的开发是建立在实际应用的基础上的，也就是说，你开发的数据库必须与工作实际相结合，具有实用性，同时界面也要友好和美观。下面，我就“媒体资源数据库”的开发实践介绍给大家，希望能对使用Access数据库的朋友们有一点帮助。我要声明的是，我的开发水平还处在初级阶段，采用的一些方法也是初级的（笨的）。

一、开发前的准备工作

干每一项工作都不外乎这样几个阶段：即准备阶段、实施阶段和总结阶段（对于系统开发而言叫做后期调试和完善阶段）。开发数据库也是如此，实施前必须进行前期准备。

（一）准备工具

这里的工具就是备用的工具书和工作平台。开发数据时会用到至少两套工具书：《Access使用手册》和《Visual Basic编程》；开发数据库时需要的平台是Microsoft Access系统、Photoshop系统（用于图形处理和制作）、图标制作系统等，如果要制作帮助文件还需要帮助文件制作系统。应用这些系统制作“图标”和主控界面的装饰图。（下图为装饰图）

（二）需求调查

开发的应用系统是否能满足实际使用的要求，关键看你是否进行了详细的需求调查和了解。只有做了详细的需求调查，才能开发出实用的应用系统来。对于这一点，很多初学者往往会忽视，只是埋头开发，结果弄出来的东西总是离实际要求相差甚远，根本不能使用。

对于本单位的“媒体资源管理”数据库而言，主要需要调查了解以下几点：

1．数据量多大。这是一个关键，如果数据量非常之大，那么应用Access是不行的。我了解到，单位的媒体资源数据量不大，平时的使用管理数据量也不大，因此，我决定使用Access来开发；

2．基本信息。要求每一个素材登记有编号、规格、类别、时长、首拍时间、拍摄人、素材内容、存放位置等基本信息；

3．媒体资源的规格。对于存储介质而言，我了解到的规格主要有模拟和数据磁带、光盘，磁带又分为大1/2、小1/2等；

4．媒体资源的类别。因为这些媒体资源记录的是当地的政治、经济等全方位的影像资料，为了便于管理，就必须对它进行科学合理的分类。但单位还没有明确的规定，我只能暂时按素材的内容所具有的性质分为：党群类、政务类、工业类、农业类、商业类、文教类、卫生类、体育类、科技类、军事类、综合类（因为有的磁带记录的内容多而杂）共11类；

5．编号规定。对于这些素材资料，每一个体如何编号，存放库位如何规定（编号），单位没有明确；

6．管理流程。这是与工作实际最紧密的重要环节，只有了解了实际管理的工作流程，才能按照流程需要来开发数据库。我了解到单位对于媒体资源的管理有专门的部门和人员，平时使用的人员也相对集中但不确定，平时随时都可能进行数据查询、素材借出或归还，借出或归还时都要主管领导批准和保管员检查签收等，当前应用一台计算机进行管理，将来也可能利用单位内部局域网联网管理；

7．查询功能。要求能灵活的进行多种条件的查询和精确查询，查询的主要条件是首次拍摄时间、素材内容提要等；

8．报表功能。要求能准确的进行总计或分类统计，对于借出、归还要有详细的登记统计等。

（三）框架构思

框架构思十分重要，一个好的框架，使数据库结构简单、关系明确、功能实用、使用方便。根据调查了解到信息，媒体资源数据库应该是一个开放式的数据库，即所有信息都是不固定的，因此，先期开发的数据库数据不能固定死，必须可变。同时，由于使用人员对于数据库的操作使用技能不高，因此，数据库的操作使用应越简单越好，应采用点击直接选择的方式，少使用或不使用文字录入，以降低使用难度，达到方便快捷的目的。

基于上述因素的考虑，媒体资源数据库以素材基本信息为主界面，上部为单个素材的基本信息，中部为该素材的借出、归还登记明细，底部为数据查询、数据库备份、报表等功能命令按钮和库存量数据动态显示。（下图为数据库主控界面）

二、实施系统开发

（一）明确表与表之间的关系

Access数据库是关系数据库，表与表之间可以建立关系，数据可以互相调用，所以，首先必须明确表与表之间应建立哪些关系。媒体资源数据库主表是“媒体资源登记表”，与它相关的主要是“借出登记表”和“归还登记表”，主表与副表之间应建立唯一的连接关系，而表中确保“唯一性”的字段是“磁带编号”，因此，它们的连接关系是建立在“磁带编号”关键字段上的。另外，主表中的“拍摄人”、“磁带规格”、“素材类别”及副表中“借出人”、“批准人”、“经办人”、“归还人”等信息由于是随时可变的，所以必须另外建立相应的独立表并与之建立连接关系，以便主、副表中的相应字段直接从中调用数据。

（二）建立副表

1．规格表

字段：规格，类型：文本（10个字符），并设该字段为主键。

2．类别表

字段：类别，类型：文本（10个字符），并设该字段为主键。

3．部门表

字段：部门，类型：文本（8个字符），并设该字段为主键。

4．职务表

字段：职务，类型：文本（6个字符），并设该字段为主键。

5．事由表

字段：事由，类型：文本（10个字符），并设该字段为主键。

6．人员表

字段：姓名，类型：文本（8个字符），并设该字段为主键。

字段：性别，类型：文本（2个字符），并设该字段从查阅向导——键入值“男、女”中获取。

字段：部门，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导——“部门”表中获取。

7．经办人表

字段及属性设置同人员表

8．批准人表

字段及属性设置同人员表，其中“职务”字段从“职务表”中获取。

9．借出登记表

字段：借出ID，类型：自动编号，并设该字段为主键。

字段：磁带编号，类型：文本（8个字符）。

字段：借出日期，类型：日期/时间（长日期格式，默认值：=Date$()）。

字段：借出时间，类型：日期/时间（长时间格式，默认值：=Time$()）。

字段：借出人，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导——“人员”表中获取。

字段：借出事由，类型：文本（10个字符），并设该字段从查阅向导——“事由”表中获取。

字段：批准人，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导——“批准人”表中获取。

字段：经办人，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导——“经办人”表中获取。

字段：次数，类型：数字（长整型，默认值：1）。

10．归还登记表

字段：归还ID，类型：自动编号，并设该字段为主键。

字段：磁带编号，类型：文本（8个字符）。

字段：归还日期，类型：日期/时间（长日期格式，默认值：=Date$()）。

字段：归还时间，类型：日期/时间（长时间格式，默认值：=Time$()）。

字段：归还人，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导——“人员”表中获取。

字段：经办人，类型：文本（8个字符），并设该字段从查阅向导——“经办人”表中获取。

字段：次数，类型：数字（长整型，默认值：1）。

（三）建立主表

11．磁带信息登记表

字段：磁带编号，类型：文本（8个字符），并设该字段为主键。

字段：磁带规格，类型：文本（10个字符），并设该字段从查阅向导——“规格”表中获取。

字段：素材类别，类型：文本（10个字符），并设该字段从查阅向导——“类别”表中获取。

字段：素材时长，类型：数字（长整型，默认值：0）。

字段：素材节数，类型：数字（长整型，默认值：1）。

字段：首拍日期，类型：日期/时间（长日期格式，掩码：9999年99月99日;0;_）。

字段：拍摄人，类型：文本（8个字符），并设该字段并设该字段从查阅向导——“人员”表中获取。

字段：存放位置，类型：文本（10个字符）。

字段：内容提要，类型：备注。

字段：关键贞1-4，类型：OLE 对象（共4个）。

字段：次数，类型：数字（长整型，默认值：1）。

以上表如下图

（四）创建关系

创建关系很简单，只需要打开关系编辑界面，将副表中的相关字段拖到主表的相关字段即可。如：将事由表中字段“事由”拖到借出登记表中字段“借出事由”处，单击对话框“确定”，两个表中的这两个字段即建立了关系。媒体资源数据库的表间关系如下图：

（五）创建查询

如果你对Visual Basic编程比较熟练，那么，可以使用Visual Basic编程来实现相关查询，如果不熟悉Visual Basic编程，就用Access数据库中创建查询向导来建立需要的查询表。从前面了解需求情况来看，媒体资源数据库除了能灵活地进行各个字段查找外，还要实现针对首拍日期和内容提要两条件的精确查找，另外，主控界面底部是关于库存量的动态显示，这就要求我们建立实时的数据统计，因此，媒体资源数据库应建立如下图中所显示的相关查询，以便窗体和报表使用。

这里要着重说明的是，基于“首拍日期”和“内容提要”两个条件的精确查询，需要在“磁带信息登记表查询”中“首拍日期”字段和“内容提要”两个字段设置查询条件，而“首拍日期”这个条件又是基于查询者临时输入的日期范围，因此，它必须是从输入日期数据的窗口中获得的相关日期信息；而“内容提要”字段中的数据不是固定的数据，查询条件不能固定，需要进行模糊查询。又因为是精确查找，这两个查询条件的逻辑关系应该是“与”的关系。

鉴于上述要求，在“磁带信息登记表查询”中“首拍日期”字段的“条件”栏中输入“>=[Forms]![报表日期范围]![开始日期] And <=[Forms]![报表日期范围]![终止日期]”查询条件，而在“磁带信息登记表查询”中“内容提要”字段的“条件”栏中输入“Like [输入内容提要可用通配符如：*人大*]”查询条件，且让它们在同一行中，形成逻辑与的关系。

对于其它查询表的建立可以在设计视图中逐个创建，这里不再叙述。

（六）创建窗体

窗体是人机对话的载体，没有窗体，人机对话将很难实现。窗体的创建步骤与表的创建步骤基本相似，先要创建非主控窗体，后创建主控窗体，这是因为，主控窗体的子窗体和部分数据来源于非主控窗体。使用窗体创建向导创建如“部门”等非主控窗体十分简单，而子窗体不需要手动创建，它在创建主控窗体时会自动创建的，所以，这里只着重说明主控窗体的创建过程。（所创建的窗体如下图所示）

主控窗体“磁带信息登记表”是整个数据库的操作平台，所有操作将在这个窗体上完成，它既有基本信息输入窗口，又有各种功能命令按钮；既有主窗体，又有子窗体，因此，创建过程比较复杂。

1．创建基本信息登记表窗体，进入窗体设计界面；

2．调整窗体大小，安排各个字段的位置，插入装饰图，使窗体美观大方；

3．设置窗体主要属性和参数：

（1）记录来源：磁带信息登记表；

（2）标题：影像资料信息登记；

（3）默认窗体：单个窗体；

（4）最大最小化按钮：最小化按钮；

（5）宽度：25.407厘米；

（6）打开：[事件过程]，并进入代码编辑界面，输入如下代码：

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

DoCmd.SelectObject acForm, "磁带信息登记表", True

DoCmd.Minimize '最小化数据库

End Sub

4．创建借出登记子窗体

（1）将贷出登记表拖入界面中部左侧位置；

（2）设置借出登记表 子窗体属性及参数：

名称：借出登记表 子窗体；

源对象：借出登记表 子窗体；

链接子字段：磁带编号；

链接主字段：磁带编号；

宽度：14.101厘米；

高度：3.164厘米；

特殊效果：凹陷；

边框样式：实线；

边框宽度：细线。

（4）设置子窗体表属性及参数：

记录源：借出登记表；

标题：借出登记表 子窗体；

默认视图：数据表。

5．创建归还登记子窗体

归还登记子窗体的创建方法及属性、参数的设置与借出登记子窗体相同。

6．创建总量统计子窗体

（1）先将窗体页脚向下拉开一定距离，以便放置子窗体；

（2）将总量统计查询表拖至窗体页脚处；

（3）其它方法同上述子窗体的创建方法。

7．创建报表日期范围窗体

（1）用设计视图创建两个非绑定控件，分别作为“开始日期”和“终止日期”输入窗口，并在这两个控件左侧分别使用标签工具创建两个标签，输入“开始日期”和“终止日期”；

（2）设置窗体主要属性“打开”——“事件过程”，进入代码编辑状态，输入如下代码：

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

Me.Caption = Forms![报表日期范围].OpenArgs

Forms!报表日期范围!开始日期.SetFocus

End Sub

（3）创建一个“预览……”命令按钮，设置主要属性“单击”——“事件过程”，进入代码编辑状态，输入如下代码：

Private Sub 预览_Click()

If IsNull([开始日期]) Or IsNull([终止日期]) Then

MsgBox "您必须输入开始时间和终止时间。"

DoCmd.GoToControl "开始日期"

Else

If [开始日期] > [终止日期] Then

MsgBox "截止日期必须大于开始日期。"

DoCmd.GoToControl "开始日期"

Else

Me.Visible = False

End If

End If

End Sub

8．创建命令按钮

（1）创建“刷新”命令按钮

使用Access系统工具在适当位置创建一个命令按钮，在弹出的对话框中选择记录操作——刷新数据，系统会自动建立相关代码如下：

Private Sub 刷新_Click()

On Error GoTo Err_刷新_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, 5, , acMenuVer70

Exit_刷新_Click:

Exit Sub

Err_刷新_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_刷新_Click

End Sub

（2）创建“查找”命令按钮

方法同上。代码如下：

Private Sub 查找_Click()

On Error GoTo Err_查找_Click

Screen.PreviousControl.SetFocus

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 10, , acMenuVer70

Exit_查找_Click:

Exit Sub

Err_查找_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_查找_Click

End Sub

（3）创建“精确查找”命令按钮

方法同上，代码如下：

Private Sub 精确查找_Click()

On Error GoTo Err_精确查找_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

DoCmd.OpenForm "报表日期范围", , , , , acDialog, "影像资料统计表"

If Not IsLoaded("报表日期范围") Then

Cancel = True

End If

stDocName = "资料精确查询"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_精确查找_Click:

Exit Sub

Err_精确查找_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_精确查找_Click

End Sub

（4）创建“数据备份”命令按钮

方法同上，代码如下：

Private Sub 数据备份_Click()

On Error GoTo 11 '如果删除文件夹出错，执行第11行

Dim fso

Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

fso.DeleteFolder ("D:mtzy") '删除已有的文件夹及文件

11 MkDir "D:mtzy" '创建文件夹

On Error GoTo 22 '如果复制文件夹出错，执行第22行

CopyFile "C:mtzymtzt.ico", "D:mtzymtzt.ico", 0 '复制并覆盖文件

CopyFile "C:mtzySecured.mdw", "D:mtzySecured.mdw", 0 '复制并覆盖文件

CopyFile "C:mtzy媒体资源管理.mdb", "D:mtzy媒体资源管理.mdb", 0 '复制并覆盖文件

CopyFile "C:mtzy媒体资源管理.bak", "D:mtzy媒体资源管理.bak", 0 '复制并覆盖文件

CopyFile "C:mtzy媒体资源管理.lnk", "D:mtzy媒体资源管理.lnk", 0 '复制并覆盖文件

CopyFile "C:mtzy媒体资源管理.snp", "D:mtzy媒体资源管理.snp", 0 '复制并覆盖文件

Exit_数据备份_Click:

Exit Sub

22 Err_数据备份_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_数据备份_Click

End Sub

（5）创建“基本信息录入”命令按钮

方法同上，选择窗体操作——打开窗体。代码如下：

Private Sub 录入基本信息_Click()

On Error GoTo Err_录入基本信息_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "基本信息录入"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_录入基本信息_Click:

Exit Sub

Err_录入基本信息_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_录入基本信息_Click

End Sub

（6）创建基本信息录入窗体中的各种命令按钮，

方法同上，这里不再叙述。

（7）创建报表命令按钮

关于报表系统的相关命令按钮的创建，是在报表创建完毕后进行的。这里以“资料总表”命令按钮为例加以说明，其它报表命令按钮的创建方法相同。

使用Access系统工具在适当位置创建一个命令按钮，在弹出的对话框中选择报表操作——打开预览报表，系统会自动建立相关代码如下：

Private Sub 资料总表_Click()

On Error GoTo Err_资料总表_Click

Dim stDocName As String

stDocName = "影像资料统计表"

DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview

Exit_资料总表_Click:

Exit Sub

Err_资料总表_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_资料总表_Click

End Sub

通过上述步骤的创建，主控窗体创建完毕。其界面如下图：

（七）报表制作

数据库的数据统计靠报表来实现，报表要根据功能需求来制作，见下图：

上图为已建好的报表。报表可以通过向导来创建，但一般都不美观、不实用，还需要人工制作。报表的创建步骤大同小异，这里只对“影像资料统计表”进行说明。

1．应用报表向导创建“影像资料统计表”；

2．进行调整制作：

（1）将页面页眉下移一定空间，并将报表页眉移到页面页眉处，以便每一页都显示报表页眉；

（2）插入单位标志图；

（3）使用标签控件在页面页眉右侧制作一个报表日期范围显示，在控件中输入“="记录期间: " & [Forms]![报表日期范围]![开始日期] & " 至 " & [Forms]![报表日期范围]![终止日期]”，将来接受报表日期范围对话框的日期数据；

（4）调整主体区数据控件的位置，并用画线工具画出表格竖线和横线；

（5）将报表页脚下拖一定空间，并在此处应用标签工具和文本框工具制作数据统计框，在文本框中应用Sum和Count两种函数进行数据统计；

调整完的报表结构如下图：

3．设置报表打开事件属性为“事件过程”，并进入代码编辑状态输入如下代码：

Private Sub Report_Open(Cancel As Integer)

DoCmd.OpenForm "报表日期范围", , , , , acDialog, "影像资料统计表"

If Not IsLoaded("报表日期范围") Then

Cancel = True

End If

End Sub

4．设置报表关闭事件属性为“事件过程”，并进入代码编辑状态输入如下代码：

Private Sub Report_Close()

DoCmd.Close acForm, "报表日期范围"

End Sub

5．设置报表无数据事件属性为“事件过程”，并进入代码编辑状态输入如下代码：

Private Sub Report_NoData(Cancel As Integer)

MsgBox "没有此报表的数据。取消报表…"

Cancel = -1

End Sub

6．设置报表数据筛选，在过滤器属性中输入“([首拍日期])>=[Forms]![报表日期范围]![开始日期] and ([首拍日期])<= [Forms]![报表日期范围]![终止日期]”，并将打开过滤器属性设置为“是”，这样，报表将根据要求的日期范围统计数据。至此，本报表制作完毕；

7．进行运行调试，检查错误，修改。

（八）编译全局代码

进入模块，新建一个“全局代码”，并进入代码编辑状态，输入如下代码：

Option Compare Database

Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Integer

' Returns True if the specified form is open in Form view or Datasheet view.

Const conObjStateClosed = 0

Const conDesignView = 0

If SysCmd(acSysCmdGetObjectState, acForm, strFormName) <> conObjStateClosed Then

If Forms(strFormName).CurrentView <> conDesignView Then

IsLoaded = True

End If

End If

End Function

（九）设置数据库启动选项

1．打开数据库工具菜单下的启动选项窗口；

2．设置数据库应用程序标题；

3．设置数据库应用程序图标；

4．设置数据启动窗体为“磁带信息登记表”窗体；

5．其它选项可根据需要设置。

（十）设置数据库安全和用户账号及权限

应用Access系统的安全机制向导，设置数据库的安全机制很方便。以下是“媒体资源数据库”的安全机制：

1．组：管理员组、完全数据用户组、完全权限组、项目设计组、只读用户组五个组；

2．用户：Administrator、ccr、gly、cx共4个用户，并分别设置用户密码；

3．权限：Administrator为管理员权限，ccr为设计员权限，gly为完全数据用户权限，cx为只读用户权限。

至此，媒体资源数据库开发完毕，由于本人也是边学边用，所以难免存在这样或那样的错误，敬请朋友们多多指教！