会议管理制度(2021)(企业会议管理制度)

会议管理制度

一、目的

规范中支公司各类会议的准备、召集、决议、记录、执行、归档等工作,提升会议效率,切实

解决问题,有效推进各项工作开展。

二、适用范围

本制度适用于本中支公司召开的各类会议。

三、会议分类

(一) 固定例会: 晨会、党委会、经营分析会、 月/周公司例会、 月/周部门例会、 视频会等。

(二) 不固定会议: 临时处理突发事件的会议等。

四、会议管理责任部门

中支综合管理部

五、会议管理要求

(一)主持人要求

1、主持人一般为会议的主讲人;

2、会前明确会议主题(原文:开会目的)、会议议程、时间安排等;

3、控制会议进程和时间,按照议程进行,减少与议题无关的争辩和讨论;

4、正确讨论总结内容,达成会议目标,形成决议方案。

(二)参会者要求

1、会前了解会议主题,做出建议准备,提出本部门问题;

2、会中发言,要求思路明确言简意赅,直奔主题;

3、做好会议记录:公司重要决议及本部门具体工作指示。

(三)会议要求

1、会议原则: 议题明确,决议明确,有记录,有落实,有反馈,高效务实。

2、会议记录: 会议纪要应在第二天提报董事长,要求有明确的会议时间、内容及决议等。

3、保密规定:会议中涉及公司保密信息,因事先限定参会人员,要求参会人员严禁对外传播

会议内容及公司保密信息;

4、视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行,凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等,应通过视频会议方式实施。

5、会议时长:提高效率,严禁拖沓,开无效会议。

6、各中支、各支公司如使用视频会议,需由本单位视频会议申请人提前两天在综合管理部进行申请,紧急会议需提前一天进行申请,综合管理部确认公司会议室可以使用后,将通知具体可用会议室。

(四)会议通知要求:

(1)发布会议通知,由会议主办部门通知,应明确告知参会人员相关参会信息,包括会议议题、议程、时间、地点、

参与人员、参会需准备资料或发言等,并确认通知到位。

(2)会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为参会人员、会务服务提供部门。

六、会议召开流程

(一)会前准备

1、 明确会议要求及主题,确认会议时间、地点、参加人员

2、 通知参会人员,做好相关参会准备

3、 做好会议日程安排及资料准备

4、 做好会场、设备、资料、签到、会议记录等相关准备

5、 会议前一天再次提醒参会人员参会信息

6、 视频参会应提前调试设备

(二)会中管理

1、 提出问题

2、 讨论解决办法

3、 形成决策

4、 确定任务目标 /责任人 /完成时限

5、 形成会议记录提报 /归档

6、 工作执行 /跟进 反馈

(三)会后管理

1、除早晚班会外,其他会议均需整理会议纪要,重要会议需留存会议录音或视频;

2、会议纪要经会议主持人审核后, 须经中支办公室报送董事长审阅, 同时发与相关参会人员;

3、会议纪要提交时间: 12:00 之前结束的会议,会议纪要应在次日 8:30 前提报中支; 12:

00 之后完成的会议,会议纪要应在次日 13:30 前提报中支;特殊情况需经中支办公室请示确

认后另行约定会议纪要提交时间;

4、会议管理责任部门跟踪监督会后工作的落实情况,重点工作应按照会议决议按期向董事长

汇报,并于中支办公室备案。

七、会场纪律

(一)与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料,并提前做好发言准备;

(二)与会人员应提前 10 分钟到达会场完成签到,做好会议准备;

(三)会议期间应将手机关机或调为振动、静音状态;

(四)会议期间禁止吸烟;

(五)会议期间禁止接听电话,如遇紧急来电时,应经得主持人同意后离场接听;

(六)与会人员遇突发事件急需离场处理时,应知会主持人同意。

八、罚则

(一)会场纪律

1、公司会议无故迟到罚款 100 元/ 次;

2、违法制度第七条所述其他会场纪律,影响会议正常进行的给予500 元/ 次罚款

3、无故缺席会议者给予 500 元/ 次罚款(上述额度是否董事长示意过?);

4、以上行为第二次处罚翻倍,第三次辞退;

(二)会议管理

1、会议准备不充分,致使会议无效、冗长、无结果等,责任人罚款200;

2、会议纪要未能及时报董事长审阅,会议责任部门负责人罚款500 元/ 次;

3、会议纪要提报后中支办公室未能及时传送董事长审阅, 中支办公室负责人罚款 500 元/ 次;

4、未能按时完成会议决议的行动计划,责任人处罚 300/ 项,监督人处罚 100/ 项,特殊情

需另行请示。

(三)保密规定:

参会人员对外传播公司会议及秘密信息者,视情节严重及给公司带来损失程度,给予当事人

6000—10000 元/ 人处罚,并保留追究相关法律责任的权利。

九、附则

(一)本制度由中支办公室负责解释。

(二)本制度由董事长批准后生效,自颁布之日起执行,原相关制度同时废止。

会议管理制度(2021)(企业会议管理制度)

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