合同管理制度（合同管理制度及流程）

合同管理制度

目的：

为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。

授权人：董事长

依据：根据《中华人民共和国合同法》及其他法规的规定

目录：

第一节 总则

第二节 合同洽谈

第三节 合同的内容规定

第四节 合同履行

第五节 合同变更、解除

第六节 合同纠纷处理

第七节 合同存档

第八节 责任及责任追究

第九节 附则

为规范和加强公司合同管理，规避合同风险，避免企业损失，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合公司实际情况，制订本制度。

第一节 总 则

第一条 为规范合同管理行为，根据《合同法》及其他法规的规定，结合公司实际情况，制订本制度。公司各分（子）公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

第二条 公司实行合同分级归口管理，根据职责和业务授权。业务部门对合同的真实性、合理性、可行性负责，风控监察审计部对合同的合法性、有效性进行审查，财务部门对合同的执行情况进行检查监督。

第三条 各承办部门在合同谈判、草拟合同等环节，必须坚持以下原则：

（一）符合国家法律法规和政策的规定；

（二）以维护公司利益最大化为前提；

（三）合同所涉及的主要内容应符合公司有关会议精神和公司决定对该合同内容的意见及签订合同目的；

（四）谁主管谁负责，实行分管领导负责制；

（五）实行责任倒查追究制。

第二节 合同洽谈

第四条 合同洽谈前，所涉及到的合同重要条款由相应分管领导组织相关职能部门、分公司及相关技术专业人员集体讨论后报公司审查。

第五条 常规合同洽谈，由业务人员按公司相关规定独立进行，按相应程序审批；重大合同谈判，由公司主要领导或分管领导组织相关职能部门、分公司负责人及相关人员参与，经济类合同财会人员必须参加。

重大合同或法律关系较为复杂的合同应当安排相关技术专业人员参加谈判，同时邀请法律顾问或外部专家参加。谈判中双方商定的主要事项应详细记录，形成书面谈判纪要，由双方签字确认。

第六条 经济合同的签订必须按规定的流程进行，即先审核后签订，非特殊情况并经请示主管领导同意的前提下，坚决杜绝合同内容已实际履行再补签合同的行为，合同的洽谈、拟办、审查、签订、履行必须符合时间逻辑。

第七条 经审批同意签订的合同，承办人报董事长或授权代表签字后，加盖公司印章（原则上先由对方签字盖章后再由公司领导签字盖章）。

严禁在空白合同文本上加盖公司印章，合同文本达二页及以上的须加盖骑缝章。

第八条 印章管理部门和印章保管人不得对审批手续不齐的合同用印。

第九条 重要合同，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对确需公司先行签字盖章再由对方签字盖章的，应当采用在合同各页之间加盖骑缝章、使用防伪印记等方法对合同文书加以控制，防止对方当事人任意增减、修改合同条款和内容。

第十条 正式订立的合同，一律采用书面形式，包括合同书、补充协议、涉及该合同事项的双方往来公文信函、传真、电子邮件等。

因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面合同的，经董事长同意，承办人在事后及时办理相关补签手续。

第十一条 国家有关法律、法规规定应当办理批准、登记、备案等手续的合同，承办人应当按规定办理批准、登记或备案等手续。

第十二条 无论合同成立与否，任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。

第三节 合同的内容规定

第13条 当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。 　　

第14条 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。 　　

第15条 数量条款：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电子邮件、传真、送货单、发票等)。 　　

第16条 质量条款：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。 　　

第17条 价款或报酬条款： 价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款。　　

第18条 价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇)、信用证、现金等应予以明确。　　

第十九条 价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

第二十条 履行期限、地点和方式：

（一）履行期限应具体明确约定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。

（二）买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。 　　

第二十一条 合同的担保条款：合同中对方当当事人要求提供担保或公司要求对方当事人提供担保的，应经总经理批准、风控监察审计部审核后结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

第二十二条 合同的解释条款：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。 　　

第二十三条 合同联系制度：履行期限1年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。 　　

第二十四条 违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

第二十五条 解决争议的方式：签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力争合同纠纷由合同签订地人民法院管辖（合同中明确规定合同签订地为：广元市利州区）。

第二十六条 合同的审查批准应当遵循合法、合理、可行性、审慎原则。

合同审批按以下流程办理（下图）

（一）承办人拟定合同，填写《经济合同审批表》，提交部门负责人审查。

1、承办人应在《经济合同审批表》合同签约依据一栏填写：招标比选或直接委托；

2、承办部门意见栏中填写：合同的产生依据、对方资质、价格执行标准及价格等；

3、在合同条款中如有与招投标文件约定不符的需要进行特别说明；

4、承办部门负责人主要就合同内容完整性、表述准确性和操作可行性等方面审查，并签字认可；

5、法律顾问审查后的合同文本与《经济合同审批表》送交分管领导，分管领导主要就前述各环节所提出的意见进行审定并对合同重要条款、特别约定事项、完整有效等进行审查。分管领导如有两人及以上的，均需审查并签字。

（二）承办部门根据上述各环节所提出的意见，对合同条款需要修改的内容进行修改完善后，再交总经理审查并签署意见。总经理审批签署意见后交承办人送董事长审定并签署意见。

（三）合同的签订及审批后的变更须按以下程序进行。

1、承办人将《经济合同审批表》流程走完后，提交董事长签字确认后才能盖章。

2、若有特殊情况，须有董事长《法人授权委托书》才能盖章。

3、一经审批完成的合同，不允许随便更改合同，若需更改合同，经办人须按公司本制度第二十六条执行。

第四节 合同履行

第二十七条 承办部门应当定期检查合同的履行情况，一经发现对方有不履约行为，承办人、承办部门负责人须及时采取应对措施，并向分管领导汇报；对重要合同或重要事项可直接向总经理和董事长汇报。

第二十八条 对合同已订立，但发现有失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，可能导致公司利益受损的，承办部门必须立即向分管领导、总经理、董事长报告，并通知公司法律顾问商议解决处理办法，必要时，委托法律顾问代表公司请求仲裁机构或人民法院对原合同予以变更或撤销。

第二十九条 变更、撤销、解除合同须由合同双方达成书面协议，对方不配合的除外。

变更、撤销、解除合同的审核程序与合同订立前的审核程序相同；变更、撤销、解除的合同涉及批准、登记、备案等手续的，承办部门须按规定办理变更、注销等手续。

第三十条 财务部门须根据合同约定办理资金结算业务。凡未按合同约定履约的，或符合签订合同条件而未签订合同的，或新购置设备、用品未办理验收、登记、入库手续的，财务部门有权拒绝付款。

第三十一条 发现对方违约时，承办部门须及时通知财务部门，按合同约定收取违约金；违约金不足以弥补公司损失时，须要求对方赔偿损失。凡未经批准擅自放弃追索权者，公司应当追究其责任。

公司因各种原因将导致公司可能违约或已出现违约情况时，承办部门须尽快与对方联系，就违约原因向对方做出解释，争取以协商方式解决并报告公司有关领导，经批准后履行相应赔偿责任。

第三十二条 合同在履行过程中发生纠纷的，承办部门应当依据《合同法》、《民事诉讼法》等法律法规，在规定时效内，及时与对方协商谈判并向公司有关领导报告。

经双方协商达成一致意见的合同纠纷解决方法，应当签订书面协议，由双方签字并加盖单位印章或骑缝章后生效。

合同纠纷经协商无法解决的，可依照合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。承办部门应及时会同公司法律顾问研究制定仲裁或诉讼方案，报总经理、董事长批准后实施。委托代理人参加仲裁或诉讼的须经董事长授权。

纠纷处理过程中，任何部门或个人未经公司同意，不得以任何形式向合同另一方作出实质性答复或承诺。

第三十三条 合同的权利义务履行完毕后，合同即终止。承办人及承办部门应当向合同对方做好事后的通知、协助、保密等工作，并将合同履行完毕情况及时通知公司相关职能部门。

第五节 合同变更、解除

第三十四条 在合同履行过程中，如须变更、解除合同的，须在三天内按审批权限提交变更方案上报审批，并报法务主管。

第三十五条 变更、解除合同，一律必须采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

第三十六条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。更新部分与原合同有同样法律效力纳入本制度规定的管理范围。

第三十七条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。

第三十八条 合同变更后，合同编号不予改变。

第六节 合同纠纷处理

第三十九条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》和本制度规定妥善处理。

第四十条 合同纠纷由承办部门负责，公司法律顾问和财务等部门积极配合处理，处理合同纠纷的原则是：

（1） 坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。

（2） 以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

（3） 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

第四十一条 合同纠纷的处理过程中，承办部门必须主动提供下列证据材料。

1、合同纸质文本（包括签订、变更、解除证明材料），以及与合同有关的传真、图表等；

2、发票、财务账目、鉴定报告等相关凭证；

3、其他与处理纠纷有关的材料。

第四十二条 合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并须考虑有申请仲裁或起诉得足够的时间。

第四十三条 对于合同纠纷双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，双方签字并加盖双方公章。

第四十四条 对于当事人在规定的期限届满时没有执行法律文书中有关规定的，合同承办人应及时向主管领导汇报。

第四十五条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查阅。

第七节 合同存档

第四十六条 下列资料作为合同附件与合同一并归档：

（一）中标（选）通知书；

（二）谈判会议纪要、审批文件复印件；

（三）对方当事人的法定代表人或授权委托人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件，我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

（四）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

（五）合同正本及变更、补充、解除合同的书面协议；

（六）标的验收记录及交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

第四十七条 合同签订后三个工作日内，承办部门按以下方式存档备查：

（一）建设项目所涉合同、资产抵押等重大合同、选聘中介咨询服务机构等合同及本办法规定所涉及的各类经济合同及相关证明材料的原件由 办公室 负责存档。施工、监理合同专用条款部分的复印件及相关证明材料、《经济合同审批表》的原件交由公司 办公室 存档备查。

（二）除本条第一项未涉及到的其他合同和本办法所涉及的相关证明材料原件、《经济合同审批表》原件由办公室负责存档。其复印件各部门存档备查。

第八节 责任及责任追究

第四十八条 合同审批责任追究实行倒查制。

（一）合同承办部门提供签约依据虚假、不充分、有恶意串通行为致违规订立合同的，应追究承办人和承办部门负责人责任。

（二）合同审核部门按职责权限除下列情况外对出具的审核意见负责：

1、经办部门未采纳审核意见的；

2、因相关部门提供的资料不真实、不准确，致使出具误导审核意见。

（三）各分管领导承担分管范围内合同审查责任。

第九节 附 则

第四十九条 本办法适用于XX公司。

第五十条 本办法解释权归XX公司。

第五十一条 本办法自下发之日起生效实施。