合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强公司的合同管理工作，保证合同依法签订、履行、变更和解除，及时解决合同纠纷，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司对外签订的各类合同，包括但不限于保险经纪服务合同（协议）、保险业务合作合同（协议）、买卖合同、借款合同、租赁合同、保险咨询服务合同（协议）和委托合同。各部门和个人无权以公司名义或部门名义对外签订合同。
第二章 合同签订前的准备
第三条 经办部门必须对合同对方当事人的主体资格和履约能力进行调查，核对对方当事人经年检有效的营业执照或其他权利能力文件并复印存档，必要时应要求对方提供履约担保，担保者是能够承担相应民事责任、具备独立法人资格并符合《民法典》有关规定的经济实体。
第四条 合同条款必须完整、全面。有关背景材料及其他有利于合同审查的具体材料，应当真实、完整。
第三章 合同签订过程中有关部门职责
第五条 经办部门负责合同草拟、签订和履行的全流程操作，其主要职责是：
（一）按照公司规定办理草拟、签订、变更、解除、终止其经办合同的各项手续；
（二）向相关部门和公司分管领导及时提供其经办合同的有关文书、材料，提请相关部门和公司分管领导审查其经办的合同；
（三）对其经办合同的具体情况向相关部门和公司分管领导给予真实、准确、完整的说明；
（四）对所签合同负有认真执行的责任，并检查合同履行情况；
（五）及时向公司分管领导报告合同在履行中发生的问题，并同时提出解决问题的建议；
（六）负责解决合同纠纷；
（七）依本办法的有关规定进行合同的清理、备案等工作。
第六条 合规负责人负责合同的审查与监督，参与合同纠纷处理环节，具体的职责是：
（一）协助经办部门依法签订合同，参加重大合同的谈判与纠纷的解决；
（二）监督、检查公司各部门签订、履行合同情况，并定期向公司分管领导报告；
（三）审查合同是否符合法律和公司的规章制度，提出自己的独立的意见和建议供经办部门在谈判和签订合同时作参考，防止不完善或违法合同的出现。
（四）负责将合同提交法律顾问审核。
第七条 法律顾问负责合同的审核，配合处理公司合同纠纷，具体的职责是：
（一）向公司提供日常法律咨询服务，包括：日常经营活动涉及的法律意见、法律文书审查意见、参与合同的谈判和签订、劳动法律关系、法律咨询服务总结等；
（二）向公司提供企业管理标准化法律服务，包括：起草和制作合同范本、制定标准化流程、统一往来函件格式、提供法律知识培训、提供法律信息及咨询。
第四章 合同法律送审流程
第八条 对于第一次对外签订的合同或协议，经办部门将需要审核的文本电子版本提交合规负责人，合规负责人在进行初审后提交法律顾问进行审核。法律顾问在审核后提交修改意见，合规负责人将修改稿提交至经办部门，由经办部门与对方进行协商确认，在经办部门与对方确定最终版本且再次经法律顾问审核同意后，法律顾问出具审查意见书。
第九条 按照集团公司相关制度规定，对于需要履行集团公司法务审批流程的合同或协议，由合规负责人按照集团公司要求及时报审。
第十条 公司在制定标准合同版本时必须经法律顾问审核，使用标准合同版本签订合同且无修改不需报法律顾问审核。
第五章 合同的审批程序
第十一条 经办人填写《业务/合同审批单》以后，与拟好的合同和相关材料一起按以下流程审批：经办人→经办部门负责人→分管业务副总经理→合规负责人→分管风险副总经理→总经理→董事长/法定代表人。
第六章 合同的签订
第十二条 公司所有合同必须具备以下主要条款：
（一）当事人的名称和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法。
第十三条 公司发生对外经济业务，除即时结清者外，均须签订书面合同。有公司规定合同范本的，应当采用合同范本。
第十四条 公司合同必须保证编号的唯一性。各部门根据公司制定的合同编号规则将拟用印合同编号以后送综合财务部，综合财务部确认用印审批流程完整、编号无误并登记以后方能盖章。
第十五条 合同必须由双方单位的法定代表人或其授权代理人签署，授权代理人签署的必须持有真实有效的法定代表人授权委托书。
第十六条 参加合同谈判人员应恪守公司保密制度，不得泄露商业秘密。合同经办部门在送审前确定合同是否需要保密，并明确保密要求。
第十七条 所有签订的合同，由经办部门按照档案管理办法移交综合财务部归档，经办部门视情况留存。
第七章 合同的履行、管理
第十八条 合同生效后应当依法履行。经办部门要及时检查履行情况，如发现问题，要及时反映汇报；必要时，经公司分管领导同意，可实地调查合同履行情况和对方的履约能力，并及时向公司分管领导反映。
第十九条 各经办部门负责本部门承办合同的统计、归档、台账登记工作，应负责按档案管理办法整理合同档案，及时移交归档。公司综合部负责各部门移交合同档案的收集、管理工作。合同履行完毕而终止的，应当由经办部门登记备案，交公司档案专职工作人员按公司档案管理办法保管。经办部门因为合同未归档造成损失的，经办人和经办部门负责人应承担相应责任。
第二十条 公司相关人员因工作需要，可以按照公司档案管理办法规定程序申请查阅、复制、借用合同档案材料。
第八章 合同变更、纠纷的解决和索赔
第二十一条 合同的变更或解除应当由双方达成书面协议，其审批程序视同新签合同。变更或解除合同应报综合财务部备案。
第二十二条 合同发生纠纷时，经办部门应及时向公司分管领导反映，并告知合规负责人。合规负责人协助经办部门依据有关法律规定采取适当方式解决。
第二十三条 通过协商解决纠纷的，应将协商结果形成书面协议，并按协议执行；协商不成引起诉讼的，经办部门和合规负责人配合做好调查、取证工作，由公司向人民法院起诉或向仲裁机关申请仲裁。
第二十四条 向人民法院或仲裁机关递交起诉书、答辩状或申请仲裁书等文件，必须按照合同审批流程审批确定。
第九章 合同监督
第二十五条 合规负责人在接到涉及合同订立、履行过程中存在违法违规违纪行为的举报或投诉后，应会同相关部门及时调查处理。
第二十六条 公司合规负责人负责合同的监督、检查工作，对于违反本办法规定订立、履行合同的，按照有关规定进行查处，要求责任人及其部门予以纠正，根据造成的经济损失或其他不良影响及后果，按照公司责任追究制度或岗位工作差错处罚细则追究直接责任人及其有关领导人员的责任。构成犯罪的，移交司法机关处理。
第十章 附则
第二十七条 本办法由公司综合财务部负责解释，并监督执行。
第二十八条 本办法自下发之日起执行。
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