为什么要使用项目管理工具?(为什么要使用项目管理工具呢)

当无数字化管理工具的情况下,可能存在的管理痛点:

1 项目参与人员,工作量信息不透明,不清楚是否存在人力资源浪费或者不足的情况。

2 项目进展、风险等通过人为总结输出,有人为加工的可能性,不能确认其准确性和有效性。

3 项目研发历史数据无记录,当出现问题后,缺少信息来回溯根因

4 制定了研发流程后,无法统计流程执行状况

5 项目信息人为沟通,特别是在分散site的开发模式下,信息存在较大误差。项目协同差。

6 人员及团队周期性绩效评估,缺少定量数据支撑。

故使用项目管理工具的优点如下:

一项目信息透明化

非常重要的一点:项目管理过程及信息的可视化和透明化,因为项目信息的不透明导致了很多人为的暗箱操作的可能性,也给项目造成了难以预判和掌控的风险。

信息透明化有如下五个优点:

项目信息共享:多个项目的信息流的打通,数据从由部分人掌控变成了分权限的共享,信息去伪留真。

项目规划和目标的可视化:有利于全团队了解项目规划和目标,引导团队聚焦项目目标。

项目问题和风险可视化:有问题和风险能及时记录及曝光出来,引起干系人关注,促进问题的解决。

管理层和项目团队之间的可视化:极大地提高了沟通协作效率,解放了各部门的时间和精力,提升企业效率。

项目需求和任务的可视化:需求信息以及团队开发任务的可视化,便于团队成员清楚了解每日代办事项。

项目历史数据的可视化:在用工具管理项目的过程中会自动将数据记录下来,便于项目复盘回溯,以及团队及成员绩效分析。

二 管理流程和规则的落地

企业在推进新的管理流程或者对于现有流程的优化的时候,流程落地往往是非常困难的,如果需要人工来监督流程执行,那成本会非常高,而且存在极大的管理风险。

这时候管理工具不仅可以作为流程执行的载体,同时也是作为执行过程的信息系统,及时反馈流程执行结果及问题,便于持续优化。

三 降低成本

传统的项目管理,企业需要投入大量人力去收集汇总项目信息,项目管理工具极大地提高了信息收集效率,节约了人力成本。

项目管理工具有利于科学地分配项目资源,团队成员任务,提升透明度,减少团队资源浪费,大大降低了公司管理及人力成本。

四 提升效率及优化协作

项目团队通常由不同部门的成员组成,项目成员很难获得项目的最新进展和消息,这种沟通差距会在项目中造成不必要的延迟和大量资源的浪费。基于项目管理工具更新项目信息,使得团队协作变得轻松简单。

项目管理工具各式各样的图表功能,如 甘特图 燃尽图等有利于管理者及团队成员了解项目情况,及预判项目风险。

项目管理工具数据处理:

不管是如上哪一点,都提到了,项目数据/信息的整合处理。有如下几种方式:

1 直接在项目空间里,利用图表分析功能,可以根据需要来选择分析项目创建以来的所有数据。

2 筛选器,根据字段条件去过滤筛选想要的项目信息。可以同时收集多个项目空间的信息。筛选结果可以以excel的形式下载下来。

3 项目仪表盘,项目管理工具都会提供很多实用的小程序,只需要一些简单配置就可以生成非常直观的数据分析结果。 燃尽图,气泡图,缺陷分布等。

4 sql 查询,一般针对于如上3种方式不能查询到的信息,或者需要叠加自己设计的数据计算逻辑,这部分会有专门的一篇文章展开描述。这种方式可以用于研发效能统计,质量效能统计等等。

5 JIRA API,对于一些自动化的数据分析需求,可以通过JIRA api来实现,这部分也会有专门的一篇文章展开描述。

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