公司档案管理制度及流程(12页)2033003(档案公司规章制度范本)

公司档案管理制度及流程(12页)2033003

一、目的

加强文件档案管理,规范公司文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、 术语和定义

1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、 档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、 职责

1、 行政人事部:

1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;

2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;

3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;

4) 负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;

5) 提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、 其他各部门的相关人员:

1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部;

2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件;

3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;

4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;

3、 各部门档案主管人员

1)负责部门档案的管理。

4、 各部门负责人

1)负责对部门档案管理的监督检查。

五、 工作程序

1、 档案资料的收集

1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制本部门《文件(合同)管理记录目录》。

2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

a) 归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。

b) 档案资料的标识

各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。

c) 档案资料的日常管理:

⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内。

⑵ 文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便

检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排列

放在文件/档案柜中。

d) 档案借阅

(1)借阅档案要履行借阅手续,填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内,

不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准;

⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;

⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;

⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;

e) 档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门总经理批准,批准后方可销毁。

⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和批准手续文件,一并存档永久保存

2、 档案管理细则

1)档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;

⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;

⑷公司领导的批示、指示等;

⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;

⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;

⒀财务档案资料;

⒁各种实物档案;

其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存

档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的

仅展示部分内容,获取完整版请私信“管理制度”

版权声明:本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 举报,一经查实,本站将立刻删除。

(0)
上一篇 2022年10月2日 上午9:54
下一篇 2022年10月2日 上午10:08

相关推荐

  • 系统项目管理集成工程师

    系统项目管理集成工程师 系统项目管理集成工程师是一个非常重要的职业,负责将多个团队和项目整合起来,确保项目的顺利进行。作为一名系统项目管理集成工程师,需要具备高度的沟通能力、协调能…

    科研百科 2024年5月24日
    61
  • 合同管理存在的法律风险

    合同管理存在的法律风险 合同管理是现代商业中非常重要的一环,它可以帮助企业有效地管理合同,减少风险,提高效率。但是,合同管理也存在一些法律风险,企业需要注意。 首先,合同管理不当可…

    科研百科 2024年9月20日
    16
  • “赚钱分钱联盟”倡议书

    1、本联盟是以经济运作为联系的经济合作联盟。 2、任何人只要愿意把赚钱分钱当做人生的最高理想,都可以选择加入。重在分钱,也要有赚钱的本领和能力。 3、可以为“赚钱分钱联盟”提供资金…

    科研百科 2022年8月1日
    88
  • 贵港综合试验站站长卢赛清,

    卢赛清,贵港综合试验站站长,是中国农业科学院植物保护研究所的一名高级研究员。他从事农业植物保护工作已有数十年,是中国农业植物保护领域的知名专家之一。 作为贵港综合试验站的站长,卢赛…

    科研百科 2024年11月27日
    3
  • 立白科技集团把党建化成看得见的生产力

    立白科技集团90%发明专利是由党员牵头完成。 中共广州立白企业集团有限公司委员会去年荣获中共中央授予“全国先进基层党组织”荣誉称号,成为当年广东省内唯一受表彰的非公企业党组织。目前…

    科研百科 2023年2月7日
    197
  • 党员管理积分制 提升社区治理“原动力” ——利民社区“党建+积分”管理模式推进社区治理

    为引导广大党员参与社区治理、凝聚自治合力,利民社区党委坚持“党建引领、资源整合、统筹联动、服务群众”的工作思路,探索“党建 积分”管理模式,以积分兑换奖励,让“美”有价值,让“丑”…

    科研百科 2023年7月15日
    179
  • 科研项目找投资

    科研项目找投资:如何让你的项目获得资金支持 科研项目找投资是许多科学家和研究人员所面临的问题。在现代社会,资金是实现科学突破和发展的关键。但是,寻找资金支持并不容易,需要考虑到许多…

    科研百科 2025年2月16日
    0
  • 科研项目年度计划安排

    科研项目年度计划安排 随着科技的不断进步,科研项目越来越受到人们的重视。为了促进科研项目的顺利进行,制定合理的年度计划安排是非常重要的。下面,我们将详细介绍一下科研项目年度计划安排…

    科研百科 2025年4月15日
    2
  • 出库入库表软件(出库入库管理软件单机版)

    出库入库管理软件单机版:轻松管理库存,提高效率 随着现代商业的发展,出库入库管理软件单机版已经成为了企业日常库存管理中不可或缺的一部分。它能够帮助企业轻松管理库存,提高生产效率,减…

    科研百科 2024年6月4日
    41
  • 项目管理的核心是什么?工程管理如何降本增效?(项目管理的核心是什么-工程管理如何降本增效)

    随着建筑行业的不断发展,工程项目管理的难度与复杂性日益加剧。为了确保项目的顺利进行,降低资金风险,提高管理效率,需要从工程项目管理的四大关键点进行优化: 一、精细化流程管理,确保项…

    科研百科 2023年11月26日
    157